Wederzijds commitment

“Hoe vormen we als cluster een eenheid om onze opgave ‘Uitrol ERTMS op de Spoorse Infra’ gezamenlijk te realiseren?” Met deze praktijkopdracht ging een gemengd team van projectmanagers en vertegenwoordigers van de clusterorganisatie tijdens Nd Programmaleren aan de slag. Met resultaat, zo maakt het filmpje duidelijk dat het team laat zien tijdens de slotsessie. “We realiseren ons nu dat in gesprek gaan en blijven waardevol is. Zeker als dit los van de inhoud gebeurt.” “Met focus op een gezamenlijke aanpak parkeren we nu de verschillen in rollen, aanpak en visies die anders onze gesprekken domineerden.” “We zijn van afzonderlijke projectdoelen naar een gezamenlijk doel als cluster gegaan.” “Deelname aan Nd Programmaleren werkte als katalysator. We kregen de gelegenheid om achteruit te kijken, te reflecteren en na goede gesprekken de samenwerking vanuit een nieuw perspectief voort te zetten.” Het zijn enkele citaten van teamleden die de ontwikkeling in negen maanden Nd Programmaleren kenschetsen.

Een concrete opbrengst van het teamtraject is volgens manager integratie Wim Verver het inrichten van een gezamenlijk MT EUSI. Hierin zitten vertegenwoordigers van de clusterorganisatie en de projectmanagers. “Binnen dit MT komen we samen tot expliciete besluitvorming. Dat dit is gelukt, geeft aan dat het niet bij mooie woorden blijft. Er is commitment, cluster en projecten erkennen dat ze elkaar nodig hebben. Het MT gaat verder maandelijkse reflectiesessies houden met een teamcoach. Zo behouden we de dynamiek die tijdens Nd Programmaleren is ontstaan en blijven we ook los van de inhoud met elkaar in gesprek. De structuur van terugkerende overleggen die we hebben opgetuigd, zorgt bovendien ervoor dat we elkaar blijven ontmoeten. Daardoor groeit de wederzijdse betrokkenheid.”

Nd Programmaleren 2021 in cijfers

• 14 online sessies (7 algemeen programma, 7 facultatieve verdiepingssessies)
• 114.050 minuten op Zoom
• 94 deelnemers (verdeeld over 12 teams)
• 17 (praktijk)experts en begeleiders
• 14 Murals (virtuele whiteboards), met ruim 8.000 toegevoegde of ingevulde elementen

Van binnenlijn naar buitenlijn

Simpelweg door een stramien te bieden aan cluster en projecten om elkaar regelmatig te ontmoeten, heeft Nd Programmaleren hen dichter bij elkaar gebracht, betoogt Wim. “Tijdens de sessies spraken we elkaar met regelmaat, los van actuele aanleidingen. Die vluchtheuvel waarop we even konden ontsnappen aan de dagelijkse praktijk was heel waardevol. Na de zomer heeft Neerlands diep extra tijd ingeruimd binnen het programma om met het eigen team aan de slag te gaan. Dat pakte zeker voor ons praktijkvraagstuk goed uit.” “In deze gesprekken kwam iedereen binnen het team aan het bod”, vult Maarten aan. “Dus niet alleen de twee of drie mensen die meestal de boventoon voeren. Zo hebben we echt meters kunnen maken. Dat Neerlands diep zo adaptief is om het accent in het programma te verleggen als deelnemende teams daarom vragen, is ontzettend waardevol.”

Maarten wijst daarnaast op de verschillende tools die Neerlands diep tijdens Nd Programmaleren introduceerde. Bijvoorbeeld het Cynefin framework. Dit model focust op relaties tussen mensen en helpt zo ook in complexe situaties bij het nemen van de juiste beslissingen. Of appreciative inquiry (waarderend onderzoeken), een methodiek om op een positieve manier veranderingen teweeg te brengen. “Het meeste hebben wij als team gehad aan systeemdenken”, geeft Maarten aan. “Hiermee hebben we overzichtelijk de mechanismen en verhoudingen in beeld gebracht die spelen binnen en tussen cluster en projecten. De binnenlijnen geven het clusterbelang en het projectbelang weer. Bij de projecten kan de binnenlijn in het slechtste geval leiden tot het schoonvegen van de eigen straat en niet voorwaardenscheppend zijn voor andere projecten. Bij het cluster kan deze binnenlijn leiden tot te veel richtlijnen, die de autonomie van projecten beïnvloeden en niet bijdragen aan de efficiency. Kunst is om op de buitenlijn te komen, waar cluster en projecten elkaar versterken. Hier zorgt het cluster bijvoorbeeld voor de invulling van randvoorwaarden in de omgeving (geld, scope en capaciteit) over de projecten heen. En houdt het cluster scope af die niet handelbaar is. De projecten op hun beurt leveren stabiele projectresultaten. En project en cluster komen duidelijk overeen wie wanneer invulling geeft aan de randvoorwaarden. We gebruiken dit model regelmatig tijdens onderlinge gesprekken. ‘Je zit nu op de binnenlijn, laten we dit omzetten naar de buitenlijn’, klinkt het dan.”

Samenwerking tussen EUSI-cluster en projecten in systeemarchetype onbedoelde tegenstrevers

Teams over Nd Programmaleren

Tijdens de slotsessie van Nd Programmaleren was er volop aandacht voor de opbrengst die de teams hebben gehaald uit het leertraject. Hieronder enkele quotes:

• “We zijn gewend om te kijken en te werken vanuit een doel. Tijdens Nd Programmaleren hebben we geleerd dat je dit doel steeds moet bijstellen aan de laatste inzichten en ontwikkelingen.”
• “Directief optreden werkt zowel binnen als buiten het programmateam niet. Je moet mensen verleiden om met je samen te werken, gezamenlijk kijken én handelen. Voorkauwen hoe het moet is een doodlopende weg.”
• “Dankzij Neerlands diep heeft ons team nu een wekelijks afstemmingsmoment. Er ligt een mooie basis waar vanuit we ons verder kunnen gaan ontwikkelen.”
• “Van Nd Programmaleren hebben we opgestoken dat learning by doing het beste werkt voor ons team. Met een vernieuwd team en een frisse blik slaan we nu een nieuwe koers in als programma.”
• “Steek meer energie in de stakeholders. En wil niet te veel ineens. Kleine stapjes met een klein team en dito groepje stakeholders leiden uiteindelijk tot een groots resultaat. Dit nemen we mee uit Nd Programmaleren.”

Meer focus

De interactie met de elf andere teams binnen Nd Programmaleren kwam minder uit de verf, constateert het team van ProRail. Een belangrijke factor daarbij was het online karakter van het programma, betoogt Josine. “Er zijn bijvoorbeeld geen gezamenlijke koffiebreaks of lunches waarin je elkaar beter leert kennen. Uiteindelijk zit dat de diepgang in de weg.” Wim wijst erop dat de context en de problematiek van de deelnemende programma’s erg verschillend was. “Waar we binnen ProRail bijvoorbeeld steeds meer bij gebieden beleggen, was er bij sommige andere teams juist een tendens naar centraliseren. En waar in ons team met de projectmanagers veel uitvoeringskracht zat, zijn andere deelnemende programma’s juist meer overkoepelend bezig. Zij scheppen randvoorwaarden en zorgen dat anderen vervolgens het werk kunnen doen. Dit alles maakt dat je minder van elkaar kunt leren. Misschien is het voor de volgende keer een idee om drie teams met een vergelijkbaar vraagstuk aan elkaar te koppelen. Je krijgt dan meer focus en kunt echt iets opbouwen met elkaar.”

Maarten pleit ervoor om ook individuele deelnemers aan vier of vijf collega’s van andere teams te koppelen. “Zo creëer je connecties binnen het hele veld. Deze groepjes zouden dan ook onderlinge intervisie buiten de sessies van Nd Programmaleren om kunnen organiseren. Je bouwt zo een hechter netwerk op dan nu binnen Nd Programmaleren gebeurde. Met bijna 100 deelnemers en uitsluitend online sessies is dat ook erg lastig.” Toch had de interactie met de andere teams tijdens Nd Programmaleren zeker toegevoegde voor team EUSI. Maarten: “Ik heb geregeld gekeken op de murals van andere teams. Waar zijn zij mee bezig, hoe vliegen zij het aan? Het was ook inspirerend om te horen welke vragen de andere teams gebruikten voor de appreciative inquiry. En er waren absoluut interessante gesprekken. Bijvoorbeeld nog tijdens de slotsessie. Daar had ik een gesprekje met een deelnemer van het team Kaderrichtlijnwater/Grensmaas. Zij lopen tegen hetzelfde dilemma aan als wij: hoe vind je de balans tussen programmasturing en projectautonomie? Daar kunnen we in de toekomst zeker nog eens over doorpraten. Al met al is Nd Programmaleren voor ons zeer geslaagd.”

Over Nd Programmaleren

Binnen Nd Programmaleren ontwikkelen teams zich gedurende een jaar in programmatisch werken. Ze krijgen daarbij verschillende impulsen. Onder andere in de vorm van ondersteunende methodieken en tools op het gebied van complexiteitsdenken, systeemdenken en het analyseren en benaderen van stakeholders. Ook gaan ze binnen Nd Programmaleren aan de slag met verschillende modellen en aanpakken voor programmamanagement.

Kennis en inspiratie die de teams opdoen in het leerprogramma, kunnen ze direct toepassen in hun werk. Ook brengen ze een actueel vraagstuk uit de dagelijkse praktijk verder. Het idee is dat de deelnemers aan Nd Programmaleren ook na het leertraject van elkaar kunnen blijven leren binnen het netwerk dat tijdens het leerprogramma ontstaat.

Meer weten over Nd Programmaleren? Neem dan contact op met programmamanager Steven van Luipen van Neerlands diep.