Hectiek en stress in grote projecten

Hectiek en druk horen bij grote complexe projecten. Toch kan te veel stress op de lange termijn problemen veroorzaken. Bij langdurige stress en een gebrek aan hersteltijd, liggen burn-out maar ook hart- en vaatziekten of depressie op de loer. Hoe kun je dat voor zijn? Ervoor zorgen dat de balans niet doorslaat, terwijl je werkt in een cultuur waarin onder meer complexiteit, hoge eisen van opdrachtgevers, ‘gedoe’ met opdrachtnemers en omgeving regelmatig zorgen voor grote werkdruk en onverwachte tegenvallers? “Let goed op de signalen, bij je zelf maar ook bij je teamleden. En probeer niet alles alleen op te lossen. Maak elkaar bewust van de risico’s en spreek af op elkaar te letten,” aldus Luc.

Veerkracht en Alertheid

“Veerkracht heeft te maken met alertheid,” legt Luc uit als de clinic en module van Nd Brug bij Neerlands diep ter sprake komt. “Alert zijn op de sterke en minder sterke kanten van jezelf en datgene waardoor je verleid wordt, zoals te hard werken, een te grote focus op controle, of regelmatig te kort slapen. Vervolgens is het van belang goed voor jezelf te zorgen. Zoals bij het aannemen van een taak. Dan moet je de condities creëren waaronder je optimaal kunt presteren. Waarbij je ook kritisch, dus alert, moet blijven over je eigen condities. Behalve inzicht in jezelf vraagt dit om een vermogen tot reflectie én lef.”

Onderhandelen

Hoe onderhandel je over de condities waarin je werkt? In de Nd Clinic en module van Nd Brug over veerkracht geeft expert Shirine Moerkerken hier handvatten voor, vertelt Luc. Zij komt daarom aan het woord in de volgende aflevering van deze themaserie. Deelnemers worden daarnaast getraind in het vermogen om meervoudige perspectieven hanteren, hét thema van Neerlands diep. Luc: “Het gaat om meer dan alleen vitaliteit of wendbaar zijn. Veel projectmanagers hebben een bèta-mindset met een focus op controle en beheersing. Soms moet je dat loslaten om veerkrachtiger te worden. Hoe ga je om met alle onverwachte zaken binnen projecten? Dat betekent ook meervoudig kunnen kijken. Een stap terug kunnen doen om het probleem met meerdere brillen te bezien en buiten je eigen routine treden.”

Wie heeft er (ook) last van stress?

• Stress op het werk is beroepsziekte nr. 1 in Nederland. Meer dan 1 miljoen Nederlanders per jaar hebben last van burn-out klachten.
• Werknemers van 24-35 jaar hebben relatief het vaakst last van burn-out klachten, namelijk 240.000 mensen ofwel 17 procent.
• Werknemers die ziek thuis zitten vanwege stress, doen dat gemiddeld vier maanden.
• Van alle werk gerelateerd ziekteverzuim ontstaat 36 procent door werkstress.
  (Bron: TNO)

Vak van projectmanagement

“We hebben vaak geen tijd meer om die pas op de plaats te maken, terwijl dat wel belangrijk is,” zegt Luc. “Het vak projectmanagement ontwikkelt zich voortdurend en sommige trends maken het voor projectmanagers extra moeilijk om de balans erin te houden. Zo zijn er minder zekerheden, wordt de scope vaak langer en neemt de dynamiek met de omgeving toe. Daar moet je mee om leren gaan en daarbij willen wij als Neerlands diep ondersteunend zijn.” Hij vraagt de deelnemers soms om een minuut stil te zitten, bij wijze van een kleine oefening in mindfulness. Maar de meesten lukt dit niet.

Voortdurend gehaast

Inmiddels heeft Luc twee keer de Nd Clinic ‘Veerkracht en Alertheid’ georganiseerd voor alumni uit de programma’s van Neerlands diep. Als hij dan een rondje maakt met de vraag waarom mensen deelnemen, hoort hij dat een aantal van de deelnemers dicht tegen een burn-out hebben aangezeten, of er een hebben gehad. Hij schat dat zo’n tien procent aangeeft ervaringsdeskundige te zijn. En dat zijn alleen de mensen die erover willen praten. “Mensen vertellen voortdurend gehaast te zijn, geen tijd meer te hebben voor een praatje bij het koffieapparaat, of dat ze uitsluitend nog met hun werk bezig zijn.” Dat laatste is een van de signalen voor een dreigende burn-out, zegt Luc. “Je laat alles vallen: je vrienden, je relatie maar pas als allerlaatste je werk. Mensen die dit gedrag vertonen kunnen er zelf vaak moeilijk mee stoppen. Ze kunnen niet meer voor zichzelf zorgen en hebben hulp van anderen nodig.”

Wat doen werkgevers om stress tegen te gaan?

1. Meer ruimte geven aan de medewerker (55 procent)
2. Veranderingen in de werkorganisatie doorvoeren (43 procent)
3. Een aanspreekpunt voor medewerkers aanstellen (33 procent)

Bron: TNO/CBS Nationale Enquête Arbeidsomstandigheden 2014

Onderling op elkaar letten

Sociale steun is een van de belangrijkste elementen bij het voorkomen van een burn-out. Daarom is het voor iedereen relevant om kennis te hebben van de signalen van chronische stress of een dreigende burn-out, aldus Luc. Tegelijkertijd heeft een projectmanager vaak veel op zijn bord in complexe projecten met grote teams. “Het zijn vaak te veel mensen om stuk voor stuk goed in de gaten te houden. Daarom is het goed als collega’s onderling ook op elkaar letten.”

Oplossingen

Voel je te vaak, te veel stress door je lijf gieren? Onderga het niet lijdzaam, maar probeer je gedrag op een aantal punten aan te passen, onder meer door actief ontspanning op te zoeken en goed te slapen. En bespreek het op je werk. Oplossingen voor stress en overbelasting zijn altijd heel persoonlijk, zegt Luc. Ook als een teamlid onderuit dreigt te gaan: “Ken de signalen en luister goed, kijk goed naar wie je voor je hebt zitten. Lever altijd maatwerk om tot een oplossing te komen. Ik hoor regelmatig dat er steun ontbreekt in de werkomgeving. Dat een leidinggevende niet goed weet welke oplossingen aan te reiken. Hen adviseer ik dan ook om ondersteuning te zoeken bij het herkennen van signalen die wijzen op een dreigende burn-out.” Uit onderzoek van bijvoorbeeld ArboNed blijkt ook dat vroegtijdig signaleren en adequate ondersteuning de verzuimduur met een derde kan verkorten.

Stress in het lichaam

Je hartslag versnelt, je spieren spannen zich aan en je ademhaling wordt sneller en dieper. De reactie van je lichaam op stress. Je maakt stresshormonen aan in de bijnieren: adrenaline, noradrenaline en cortisol. Die vertragen de spijsvertering en zorgen voor tijdelijk extra energie. Ook wordt er meer bloed naar je hersenen gestuurd. Je lichaam komt in de stand van vechten of vluchten. Op korte termijn leidt stress tot betere prestaties. Denk aan die toespraak voor een zaal mensen, het sprintje naar de trein. Een beetje stress zorgt dan voor extra alertheid en concentratie en daar is niets mis mee. Langdurige stress is een ander verhaal. Je gaat slechter slapen, meer piekeren, minder ontspannen, oppervlakkiger ademhalen. Te lang, te veel cortisol in je lichaam kan leiden tot hogere bloeddruk, minder spierweefsel en een zwakker immuunsysteem. Chronische stress maakt mensen overbelast en uitgeput. Je lichaam herstelt niet meer. Wie daar niets aan doet kan overspannen of burn-out raken. Daarnaast zijn er meer risico’s op fysieke aandoeningen zoals hartritmestoornissen, een te hoog cholesterol, een maagzweer of hyperventilatie. Ook verhoogt chronische stress het risico op psychische problemen zoals angst en depressie.

Part of the job

Hoe dan ook, binnen projecten blijft stress ook part of the job. Zelf kun je letten op gezondheid en vitaliteit, op voldoende hersteltijd en weerbaarheid. Daarnaast is het goed om je eigen pad in de gaten te houden, adviseert Luc: “Doe je nog wat bij je past? Zo behoud je de energie. Heb ook het lef om je grenzen aan te geven, tegen je baas te zeggen: deze taak past niet bij mij. Dit soort openheid en kwetsbaar opstellen is belangrijk bij het oplossen van problemen, zoals een teveel aan stress. Ook binnen teams. En het zou goed zijn als het thema veerkracht en burn-out vaker besproken wordt binnen projecten.” Dit laatste bepleiten ook de twee ervaringsdeskundigen en alumni van Neerlands diep die aan het woord komen in een van de volgende afleveringen binnen deze themaserie.

Lucs preventietips

Wat doen de geïnterviewden uit deze serie zelf, om in balans te blijven? Dit doet Luc:

• Mezelf op tijd uitzetten: muziek luisteren, mediteren.
• Goede nachtrust: 8 à 9 uur slaap per nacht.
• Ik ben slecht in pauzes nemen tijdens het werk maar markeer mijn vrije tijd. Dan ga ik wandelen of fietsen.
• Het allerbelangrijkste is dingen doen waar ik energie van krijg. Zoeken naar betekenisgeving is daarbij belangrijker dan de ‘hype’ van het zoeken naar geluk. Ik vind betekenis in mensen helpen om zichzelf te ontwikkelen. Daar word ik blij van.

Luc Boekesteijn tijdens de certificaatuitreiking van Nd Brug.

Veerkracht bij Neerlands diep

Met het thema veerkracht wil Neerlands diep een antwoord bieden op mogelijke stressklachten en uitval in grote complexe projecten. Binnen het thema is er aandacht voor:

• groter bewustzijn van stress en overbelasting
• signalering (alertheid)
• preventie
• mentale weerbaarheid
• omgaan met het onverwachte
• meervoudige perspectieven ontwikkelen
• je zwakke en sterke punten in kaart brengen
• leren vertragen
• beter voor jezelf leren zorgen

Nd Clinic Veerkracht & Alertheid

Ben je geïnteresseerd in de Nd Clinic Veerkracht & Alertheid en ben je alumnus of deelnemers aan een van de programma’s? Dan kan je je hier aanmelden voor de Nd Clinic in het najaar 2018, deze is een hele dag op 25 september en op 6 november, met tussenliggend op 31 oktober in de avond een webinar .