‘I’ van integraal

Kwaliteitsverbetering en één uniforme manier van werken bij alle projecten: om die reden werd IPM twaalf jaar geleden geïntroduceerd bij Rijkswaterstaat, vertelt Wermer. Het was en is een drietrapsraket, maakt de specialist projectmanagement duidelijk. Naast het eerdergenoemde gedachtegoed behelst IPM een model en vijf rollen. De vijf rollen, de mensen, moeten het uiteindelijk doen. Om hun gelijkwaardigheid en de onderlinge samenwerking te verbeelden, worden de projectmanager, manager projectbeheersing, omgevingsmanager, technisch manager en contractmanager afgebeeld binnen een driehoek. Waarmee meteen de titel van het boek, De kracht van een driehoek, is verklaard.

Freek Wermer tijdens zijn Pecha Kucha. Foto: Jorrit ’t Hoen

Overigens is de IPM-driehoek bij lange na niet de enige driehoek in het boekwerk. Boven de IPM-driehoek staat bijvoorbeeld de veel grotere driehoek van het opdrachtgeverschap. Deze bevat het hele spectrum van de intern opdrachtgever tot aan het parlement aan toe. Wermer introduceert in zijn boek nog tal van andere nuttige driehoeken. Zijn favoriet is de laatste. “Ieder project is gebaat bij convergeren naar een resultaat. Maar het resultaat wordt nog beter als we af en toe ook divergeren. Door te leren in, van en tussen projecten, kunnen we nog mooiere resultaten boeken dan we nu al doen.”

IPM is niet alleen hard, maar ook zacht. Het is geen wondermiddel en niet in beton gegoten, schetst de hoofdgast van de Nd Topics. Maar onveranderlijk is volgens Wermer de kern: die zit in de ‘I’ van integraal en daarmee in het gedachtegoed van de werkwijze.

Verkokering tegengaan

Na Rijkswaterstaat heeft ook een groeiende groep andere (overheids-)organisaties IPM omarmd. Tijdens deze Nd Topics komen projectmensen aan het woord met veel en minder ervaring met IPM. Projectmanagers Adrie Franken van Rijkswaterstaat en Michiel Waitz van de gemeente Amsterdam behoren tot de eerste categorie. Ook voor hen zit de kracht in het gedachtegoed van IPM: het integraal afwegen van de verschillende belangen in een project. Franken: “Voor issuemanagement geldt bijvoorbeeld dat iedere rolhouder vertegenwoordigd moet zijn bij de behandeling van een vraagstuk. Anders kom je nooit tot een afgewogen aanpak.” Hoewel de verschillende rollen binnen IPM een integrale aanpak faciliteren, kunnen ze ook resulteren in het omgekeerde: verkokering. Als ieder zich focust op zijn eigen deelbelang, raakt het gemeenschappelijke immers uit zicht. “De projectmanager moet ervoor zorgen dat de tegenspraak vanuit de verschillende rollen uiteindelijk weer leidt tot samenspraak”, stelt Waitz. “Rijkswaterstaat heeft mij uitgeleend aan de provincie Zuid-Holland om het gedachtegoed van IPM te internaliseren”, vertelt Franken. “Ik vraag de mensen van mijn team steeds: ‘Heb je dit al afgestemd met Techniek? En met Contract?’ Door consequent door te vragen voorkom ik dat projectmedewerkers zich te rigide focussen op de eigen rol.”

Vlnr. Jim van de Geer, Frans van Beek, Ad Broeders, Michiel Waitz, Adrie Franken, Freek Wermer en Steven van Luipen. Foto: Jorrit ’t Hoen

Gemeenschappelijke taal

Bij ProRail is IPM (nog) geen gemene deler. Bij Spoorzone Delft deed projectmanager Ad Broeders er toch ervaring mee op. “De werkwijze voelde meteen goed en logisch. Het team en de rollen draaiden goed, ze waren prima toegesneden op de opdracht waarvoor we stonden.” Bij het Rijksvastgoedbedrijf krijgt IPM langzaam maar zeker meer profiel sinds de organisatie tien jaar geleden begon met geïntegreerde contracten. “Dat verliep in eerste instantie moeizaam”, vertelt projectmanager Frans van Beek. “Tegelijkertijd hoorden we dat Rijkswaterstaat mooie resultaten boekte met IPM. Tijdens mijn eindopdracht voor het Kernprogramma van Neerlands diep heb ik daarom onderzocht hoe we IPM geschikt kunnen maken voor het Rijksvastgoedbedrijf. Uit dit onderzoek bleek onder andere dat het voor ons niet altijd nodig is om omgevingsmanagement apart te beleggen. Bij veel projecten neemt de projectmanager deze rol voor zijn rekening. Het gedachtegoed van IPM blijft daarmee overeind.”

Jim van de Geer van Waterschap Drents Overijsselse Delta gebruikte IPM als gemeenschappelijke taal om de verschillende werelden binnen ‘zijn’ afdeling projectrealisatie met elkaar te verbinden. “Mensen hebben zelf aangegeven welke IPM-rol bij hen past en een plan opgesteld hoe we met de werkwijze aan de slag gaan. Weerstand veranderde zo in enthousiasme. We werken nu een jaar met IPM en je ziet de rolhouders groeien. Ze zoeken de andere rollen spontaan op. Alleen de projectmanagers moeten nog stappen zetten. Die zijn nog erg gefocust op hun eigen doelen en resultaten.” “Je ziet aan deze voorbeelden dat maatwerk belangrijk en mogelijk is bij IPM”, observeert Freek Wermer. “Afhankelijk van de organisatie en de fase waarin die zit kun je de werkwijze anders inzetten.”

Foto: Jorrit ’t Hoen

Vallen en opstaan

Bij de Nationaal Coördinator Groningen (NCG) staat IPM nog in de kinderschoenen. Het samenwerkingsverband van Rijksoverheid, Provincie Groningen en tien gemeenten is verantwoordelijk voor het aardbevingsbestendig maken van gebouwen en infrastructuur in het noorden. IPM werd omarmd toen de NCG een jaar geleden de switch maakte van een beleidsondersteunende naar een uitvoerende organisatie. “IPM geeft ons structuur”, zegt team manager complexe schade Gert Jan Rotmensen. “We hebben ervaringsdeskundigen ingehuurd om onze mensen op gang te helpen in de verschillende rollen. Dat lukt nu met vallen en opstaan.” Dit pionieren gebeurt in een organisatie die volop in de belangstelling staat: op de dag van de Nd Topics verschijnen er verschillende berichten in de media over de NCG.

George Wildeboer licht de casus toe. Foto: Jorrit ’t Hoen

De Nationaal Coördinator Groningen kan dus nog wel wat hulp gebruiken bij het werken met IPM. Vandaar dat een casus van deze organisatie centraal staat in de IPM Game. Alle deelnemers aan de Nd Topics hebben een rol toegewezen gekregen. Op verzoek van gespreksleider Steven van Luipen vormen zich spontaan IPM-teams waarin alle rollen vertegenwoordigd zijn. Hun opdracht: Kom tot een gezamenlijke, integrale aanpak voor de wijk Opwierde-Noord in Appingedam. Die aanpak moet worden vervat in drie kernachtige trefwoorden. Projectleider George Wildeboer van de NCG maakt duidelijk dat het geen sinecure zal zijn. Zo moeten er in ‘klein Venetië’ liefst 200 woningen worden versterkt en 650 gesloopt. De tijdsdruk is aanzienlijk: de versterkingsoperatie moet in 2023 gereed zijn. Vol enthousiasme storten de deelnemers zich op de opgave. Overal wordt druk overlegd, mensen vallen spontaan in hun rol: ook als ze nooit eerder hebben gewerkt met IPM. Dat er een prijs valt te winnen, maakt onvoorziene krachten los. Maar uiteindelijk kan slechts één team aanspraak maken op de felbegeerde Drentse (!) lekkernij.

Steven van Luipen introduceert de IPM-game. Foto: Jorrit ’t Hoen

“De politieke druk is gigantisch om snel tot actie over te gaan”, verzucht de manager projectbeheersing. “De planning is krap, maar we moeten ook kwaliteit opleveren. Hoe gaan we dat doen?” “Aan het verstevigingsadvies valt niet te tornen”, aldus de technisch manager. “Maar die verstevigingen aan de Groningse huizen kun je natuurlijk op verschillende manieren uitvoeren…” “Een wethouder die in de wijk zelf woont, die overal bij betrokken wil zijn en zelfs een vetorecht heeft in de stuurgroep?” De projectmanager denkt eens diep na. “Dat is niet alleen een bedreiging, maar ook een kans. De kunst is om hem mede-eigenaar te maken te maken van het probleem. Zodat wij als projectteam zijn invloed kunnen benutten om het project in goede banen te leiden.” “Het staat en valt hoe dan ook met draagvlak”, meent de omgevingsmanager. “Bij de gemeente, maar ook bij de eigenaren en huurders in het gebied. Zonder een akkoordverklaring van hun kant kan de uitvoering niet beginnen.” “Het is natuurlijk vreselijk als er allerlei aanpassingen moeten plaatsvinden aan je huis”, brengt de contractmanager in. “Laat staan dat je huis zelfs moet verdwijnen voor nieuwbouw. Maar kunnen we wellicht niet meer aan de huizen doen dan strikt noodzakelijk om ze aardbevingsbestendig te maken? Zo trekken we de bewoners over de streep. En dat vindt de wethouder vast ook fijn.”

Deelnemers buigen zich over de ‘driehoek’. Foto: Jorrit ’t Hoen

Signeren

Freek Wermer heeft dan al het eerste exemplaar van zijn boek uitgereikt aan portfoliomanager Maarten Reinking van Rijkswaterstaat. De voormalig directeur van Neerlands diep was namelijk degene die Wermer overhaalde om aan zijn magnus opus te beginnen. Dat is een openbaar bedankje én een opdracht in het boek waard. Ook Maaike Ruiten-Hielkema van Neerlands diep, verantwoordelijk voor de productiebegeleiding, en een niet nader te benoemen eindredacteur worden persoonlijk bedankt. De overige deelnemers aan de Nd Topics hoeven niet jaloers te zijn op Reinking. De auteur is tijdens de afsluitende borrel bereid om ieders boek te signeren en van een persoonlijk woordje te voorzien. Gezien de rij die zich vormt voor Wermer heeft de driehoek nog niets aan (aantrekkings-)kracht ingeboet…

Freek Wermer signeert een van de eerste exemplaren voor Alex Vermeulen, directeur Neerlands diep. Foto: Jorrit ’t Hoen

Ook ervaren wat de kracht van een driehoek is? Download het hier.