- 29 juni 2017
- Saskia van der Kam
Zou het niet mooi zijn om de voordelen van de individuele programma’s aan de academie en het gezamenlijk leren van de team-activiteiten samen te voegen in één programma? Best of both worlds. Dat was de gedachte achter het nieuwe tweejarige programma Nd Teamleren. De pilot is nu halverwege. Tijd dus om eens te kijken hoe het gaat. Wat houdt het programma precies in? En heeft het beste uit die twee werelden inderdaad het effect dat we voor ogen hadden? We gingen langs bij Paul Janssen, Projectdirecteur van de Rotterdamsebaan (Gemeente Den Haag) en deelnemer aan het programma samen met zijn team.
Paul Janssen, projectdirecteur Rotterdamsebaan
Hij kreeg een telefoontje van Jaap Verkade, een van de bedenkers van het programma. Of hij zin had om mee te doen samen met zijn team. Het zou een intensief programma worden van twee jaar. Met tenminste zes contactmomenten per jaar en drie fysieke bijeenkomsten. Aan de deelnemers werd niet alleen volledige commitment gevraagd – als je meedoet doe je mee en doe je er alles aan om altijd met je hele team aanwezig te zijn. Het was ook de bedoeling dat ze mee zouden denken over de invulling van het programma. Er stond nog niets vast. Sterker nog, de afspraak was dat het ook mocht mislukken. Na een jaar zouden de deelnemers met elkaar bepalen of ze door zouden gaan of dat de sterker eruit ging.
Daar moet je als projectmanager niet alleen tijd voor willen maken, maar je moet er ook zin in hebben. Zoiets past niet bij iedereen. Ik kan me voorstellen dat je daar met een drukke baan als die van jou wel even over na moest denken?
‘Nee hoor.’ Lacht hij: ‘Ja, voor de vorm heb ik dat natuurlijk wel even gezegd, maar eigenlijk wist ik direct dat ik mee wilde doen. Ik hou wel van dat soort experimenten.’
Waarom?
‘Buiten het feit dat ik sowieso altijd wel te porren ben voor iets nieuws, was dit ook echt een idee waar ik wat in zag. Ik geloof niet zo in van te voren uitgedachte programma’s. Ik leer het beste als het aansluit op de praktijk waar ik op dat moment in sta. Theorieën beklijven als ze direct toepasbaar zijn. Dus dat wij met drie projectteams onze eigen praktijk als uitgangspunt konden nemen, was voor mij alleen maar een hele grote pre. Net als de lengte van het programma, ook een voordeel. Door twee jaar met elkaar op te trekken, bouw je wat op en kun je ook echt wat voor elkaar betekenen bij lastige cases.’
Impressie Rotterdamsebaan
En je team? Was dat er net zo gemakkelijk voor te porren als jij?
‘Sommigen wel, sommigen waren gereserveerder. Het vraagt natuurlijk wel wat van iedereen.’
Hoe heb je ze overgehaald?
‘Je kent ze wel, van die stakeholders die je nooit mee krijgt omdat ze van te voren al besloten hebben dat het toch niets wordt. Laten we dat gedrag niet kopiëren en gewoon meedoen, heb ik voorgesteld. Als het dan bagger blijkt te zijn, dan weet je tenminste waarom het bagger was. En daar was iedereen het uiteindelijk wel mee eens.
Waar iedereen wel al direct enthousiast over was, was dat het voor het gehele team was. Hierdoor heb je ook samen die leerervaring. Bij die individuele trajecten leer je als projectmanager misschien heel veel, maar dan moet je je team nog mee zien te krijgen. En dat is in de praktijk toch vaak lastiger dan het in het programma klonk.’
En? Jullie zijn bijna een jaar verder. Is het bagger?
‘De laatste keer dat we samen waren zouden we eigenlijk bepalen of we wel of niet door wilden volgend jaar. Maar iedereen had zijn agenda al gepakt om de afspraken vast te leggen. Het was evident dat we doorgaan.’
En met ‘we’ bedoelt Janssen ook de andere twee teams die meedoen. Dit zijn het project Rijkskantoor de Knoop van het Rijksvastgoedbedrijf, waarvan Peter Eitjes de projectmanager is. En A6 Almere dat onderdeel is van het Rijkswaterstaatproject Schiphol Amsterdam Almere, met Ingeborg Ligtenberg als projectmanager.
Rijkskantoor De Knoop
Hoe is het om samen met andere projecten in zo’n programma te zitten?
‘Dat is natuurlijk een belangrijke meerwaarde, anders loop je de kans een beetje te gaan zitten navelstaren als team. De kijk van andere teams uit verschillende organisaties houd je juist scherp. We doen allemaal hetzelfde, maar net even anders. Door daar gezamenlijk naar te kijken zorg je ervoor dat je niet allemaal opnieuw het wiel uitvindt. En je verruimt tegelijkertijd je blikveld doordat je voor hetzelfde probleem verschillende oplossingsrichtingen naast elkaar legt.’
Geef eens een voorbeeld?
‘Projecten van grote organisaties als ProRail en Rijkswaterstaat hebben het voordeel dat ze heel veel dingen goed doordacht hebben en daar goede procedures voor hebben gemaakt. Daar kunnen wij als organisatie, vanuit een veel kleinere gemeente, van leren. Hoe je je teams samenstelt bijvoorbeeld en hoe je er voor zorgt dat dat matcht met het team van de aannemer. Ons voordeel is dan weer dat we als kleine organisatie meer slagkracht hebben en gemakkelijker procedures, die nu niet passend zijn voor je project, ter discussie kunnen stellen. Door daar met elkaar over in gesprek te gaan, zet je je oogkleppen af. Als je dit werk zo lang doet, loop je allemaal het risico dat je gaat denken dat jouw manier de enige manier is. Daar moet je volgens mij altijd voor waken.’
De teams zijn inmiddels drie keer bij elkaar geweest. De eerste keer was het vooral een kennismaking met elkaars projecten en de bijbehorende kansen en uitdagingen. In de tweede bijeenkomst wilden de teams graag meer leren over systemisch denken. Een theorie waarbij je niet alleen naar het probleem kijkt, maar naar het hele systeem erom heen. Dus ook naar de impact van je eigen oplossingen.
Kan een doorgewinterde projectmanager als jij nog wat leren van dat soort theorieën?
‘Zeker wel. Ook dit gaat weer over het afzetten van je eigen oogkleppen. Door niet het probleem, maar de oplossingen eens goed onder de loep te nemen, zie je dat de standaard oplossingen die we gebruiken vaak maar een quick fix zijn en in sommige gevallen het probleem zelfs groter maken.’
Het idee voor de derde bijeenkomst kwam voor een deel van jou. Hierin hebben jullie voor jezelf een onderscheid gemaakt in je opdracht, je opgave en je uitdaging. Waarom spreekt dat onderwerp je aan?
‘De uitdaging kwam van mij. Het zijn de uitdagingen die ons leven leuk maken en betekenis geven. En dat geldt volgens mij ook voor onze projecten. Als ik zou willen zou ik al mijn tijd aan mijn werk kunnen besteden, er is genoeg te doen. Op zich leuk en uitdagend, maar toch ben ik daarnaast ook nog een groot concert aan het organiseren voor een goed doel. Als ik mijn leven slechts als een opdracht zou benaderen, dan zou ik dat niet doen. Het is heel iets anders dan ik normaal doe, het kost me heel veel tijd en ik zie er niets van terug in mijn portemonnee. Maar het zijn juist dit soort dingen die mijn leven leuk maken, die ervoor zorgen dat ik mijn blikveld verruim en dat ik vanuit mijn wereld weer iets kan betekenen voor anderen. Dat geeft energie en voldoening.’
Maar hoe zie je dat dan voor projecten?
‘Iedereen heeft een opdracht. Dat is gewoon je scope, het budget en de tijd die je ervoor hebt. Je opgave is dat je ervoor zorgt dat die opdracht maatschappelijke waarde krijgt. Iets is namelijk pas een succes, als de mensen voor wie je het doet het een succes vinden. Maar als je als projectteam ook nog een uitdaging hebt, een gezamenlijke missie, dan ben ik ervan overtuigd dat het leuker en gemakkelijk wordt om die opdracht en opgave te verwezenlijken. Het lijkt misschien meer van je team te vragen, maar uiteindelijk levert het veel meer op. Meer plezier in je werk. Meer saamhorigheid. Het geeft meer richting aan de dingen die je doet omdat je samen beter over je doelen nadenkt. Je krijgt positieve reacties van buiten je project en dat geeft weer energie. En zo kan ik nog wel een tijdje doorgaan.’
Wat is de uitdaging van de Rotterdamsebaan
‘Toen we begonnen was dat dat we de meest duurzame tunnel van Europa wilden gaan maken. En nu dat dreigt te gaan lukken, is het onze uitdaging dat we de kennis die we daarover hebben opgedaan met zoveel mogelijk mensen willen delen. Die nieuwe uitdaging is ontstaan tijdens de bijeenkomst van Teamleren. En daardoor hangt het niet aan een paar mensen, maar is het ook echt een collectieve uitdaging geworden.’
Naast de drie geplande bijeenkomsten, kent het programma ook nog de zogenoemde tussendoortjes. Dit zijn bijeenkomsten op afroep geïnitieerd door een van de teams. Deze bijeenkomsten zijn er om actuele en urgente onderwerpen te behandelen die niet tot een volgende bijeenkomst kunnen wachten. Deze bijeenkomsten gaan via Zoom, een soort Skype maar dan met de mogelijkheid om snel documenten te delen en even een presentatie te laten zien.
Impressie Rotterdamsebaan
Ook dat is een experiment. Wat vind je daarvan?
‘Het idee is goed. Maar in de praktijk werkt het niet zo. Om te beginnen zijn er niet zo heel veel acuut urgente zaken en als die er wel zijn, komt niet als eerste in mij op om met collega’s uit twee andere projecten te gaan Zoomen. Ook het medium moet zijn waarde voor mij nog bewijzen. Het is toch een beetje gedoe. Want op zich zie ik best de meerwaarde van het sparren met collega’s op het moment dat je er middenin zit, maar dan zou ik eerder Ingeborg of Peter even opbellen.’
En als je naar het gehele programma kijkt, welke dingen gaan jullie volgend jaar verbeteren?
‘Ik zou het mooi vinden als de verschillende teamleden met dezelfde rol elkaar nog meer gaan vinden. Niet Zoomen met het hele team. Maar even 1 op 1 afspreken met mensen met dezelfde functie als jij om een acuut probleem te bespreken. Je begrijpt elkaar heel goed, maar je bent geen directe collega’s en dat maakt het in sommige gevallen gemakkelijker om iets met elkaar te bespreken. Niet alle dingen waar ik mee worstel, kan ik bij mijn team kwijt. Het is namelijk niet de bedoeling dat iedereen gaat zitten worstelen. Dan is het prettig om die dingen te kunnen bespreken met mensen die iets meer afstand hebben, maar wel precies begrijpen waar je het over hebt en die je project inmiddels ook nog eens behoorlijk goed kennen.’
Zou je het programma aan andere teams aanraden?
‘Zeker. Het vraagt wat tijd, energie en commitment. Maar het is net als met die uitdaging: je krijgt er een hoop voor terug en je werk wordt er leuker en beter van.’
Meer weten?
Meer weten over Nd Teamleren? Neem dan contact op met programmamanager Alijd Bunge,
alijd@neerlandsdiep.nl of via 06-13268835.
Tijdens Nd Zomergast, het zomerevent van Neerlands diep, schuift Paul ook aan om meer te vertellen over de ontwikkeling van de meest duurzame tunnel van Europa. Lees hier meer over het event en schrijf je in.
