- 13 mei 2025
- Marjolein de Wit
Tien jaar geleden werkte Frans van Wegen, projectmanager bij ProRail (voor projecten tussen Amsterdam, Amersfoort en Utrecht), aan de plaatsing van een vier meter hoog geluidsscherm nabij station Naarden-Bussum. Vlak voor de aanbesteding kwam hij in de trein toevallig een collega tegen die hem vertelde dat op dezelfde locatie vier tot vijf sporen zouden worden verwijderd. Frans stopte daarop met de aanbesteding. “Als ik hem niet had gesproken, had ik gewoon het geluidsscherm laten bouwen, terwijl hij later de sporen zou weghalen. Het zou volledig voor niets zijn geweest.” Dit besef was een eye-opener: “We hebben als organisatie geen goed overzicht van onze interne raakvlakprojecten.”
Een decennium later blijkt dit probleem nog steeds actueel vertelt Frans. “Ook in mijn huidige projecten komen we er soms te laat achter dat ze raakvlakken hebben met andere projecten. Hierdoor moeten we in een laat stadium zaken aanpassen, wat leidt tot extra kosten en inefficiëntie.” Vaak lopen projecten parallel zonder dat betrokkenen volledig op de hoogte zijn van elkaars werk. Dat leidt tot gemiste kansen en onnodige verschuivingen. “Onze doelstelling is om meer werk te verrichten met minder mensen. We staan voor een enorme omzetstijging, maar kunnen niet in personeel groeien. Efficiënter werken is daarom cruciaal. Elke keer dat we projecten te laat afstemmen, kost dat niet alleen mij tijd, maar ook voor mijn team, juristen, kostendeskundigen en aannemers. We kunnen het ons niet veroorloven om inefficiënt bezig te zijn.”
Zaadjes planten voor de toekomst
Frans bracht deze kwestie in bij het Nd Kernprogramma en interviewde collega’s bij ProRail om inzicht te krijgen in hun aanpak van raakvlakken.
Een ‘kwestie’ is een hardnekkig vraagstuk binnen de organisatie van de deelnemer. Dit vraagstuk wordt, onder begeleiding van een hoogleraar, geanalyseerd met behulp van de theorie en inzichten uit het Kernprogramma. Het doel is om een brug te slaan tussen theorie en praktijk, en zo bij te dragen aan een duurzame oplossing voor het vraagstuk.
De herkenning was groot, vertelt Frans: “Eerst dacht ik dat het aan mij lag dat ik raakvlakmanagement niet goed onder controle had, maar ik bleek zeker niet de enige te zijn.” Uit de gesprekken bleek dat collega’s vaak zo druk zijn met hun eigen project, dat raakvlakprojecten naar de achtergrond verdwijnen. Ook worden wijzigingen binnen projecten niet altijd actief gedeeld met andere betrokkenen. Frans vervolgt: “De ICT-systemen zijn nuttig, maar je kunt er niet blind op vertrouwen. Niet alle projecten worden geregistreerd of gekoppeld, terwijl ze wél impact kunnen hebben op elkaar. Bewustwording binnen de organisatie is de sleutel.” Tegelijkertijd leeft het besef dat raakvlakken geen obstakel hoeven te zijn, maar juist kansen kunnen bieden voor gezamenlijke voordelen, zoals kostenbesparing en een sterkere positie richting gemeenten.
Samenwerking met externe partijen, zoals gemeenten en Rijkswaterstaat, is cruciaal. Een concreet voorbeeld hiervan speelde in Amersfoort-West. Tijdens een zeven weken durende treinonderbreking vonden er gelijktijdig wegwerkzaamheden plaats op de A1, terwijl juist extra bussen nodig waren om reizigers over de A1 te vervoeren van en naar Apeldoorn. Voor de NS was dit onacceptabel en een voorwaarde om akkoord te kunnen gaan met de treinonderbrekingen “Dit illustreert hoe belangrijk het is om projecten in samenhang te bekijken in plaats van als losse initiatieven.”
Toekomst en samenwerking
Frans hoopt dat andere projectmanagers hem weten te vinden voor advies en sparringsessies over raakvlakmanagement. “We kijken nu naar de mogelijkheid om één projectmanager (coördinerend) verantwoordelijk te stellen voor een volledig gebied of corridor, zodat alle raakvlakken onder zijn of haar hoede vallen.” Dat vraagt om flexibiliteit en brede inzetbaarheid van projectmanagers en de teams. Niet iedereen vindt dat even leuk of ligt goed in alle typen projecten, wat een extra uitdaging vormt voor leidinggevenden. Daarnaast kan personeelswissel de continuïteit bemoeilijken.
Naast de zakelijke impact zag Anne Veltman, de leidinggevende van Frans, die ook bij de presentatie van de kwestie aanwezig was, hoe Frans persoonlijk groeide. Tijdens de treinonderbreking op station Amersfoort Centraal stond hij de media te woord, onder andere bij RTL Nieuws. Dat vergrootte het begrip van het publiek én zijn zichtbaarheid binnen ProRail. Het Nd Kernprogramma bood hem waardevolle inzichten naast zijn project. Frans: “Het kost tijd en inzet, maar het heeft me professioneel én persoonlijk veel gebracht.” Zo moesten deelnemers voor het eerste seminar een vlog maken over zichzelf en hun leervraag. Frans: “De workshop was echt buiten mijn comfortzone, maar het hielp me later wél bij het spreken voor de camera.”
“Het netwerk is ontzettend waardevol”, zegt Frans. “Ik heb nu nog meer ingangen bij de andere partnerorganisaties om kennis uit te wisselen. We hebben nu al tot 2029 terugkomdagen gepland en een intervisiegroep opgericht.”
