Soms loopt een project niet zoals het was beoogd. Daar kan de digitalisering een flinke rol in spelen. Vooral wanneer de ontwikkelingen snel gaan en de organisatie er nog niet helemaal op is ingespeeld. Hoe weet je wanneer er ingegrepen moet worden? Want het is niet altijd duidelijk dat er een probleem is.
Hiervoor wordt ook wel de metafoor ‘watermeloen-project’ gebruikt: alle signalen staan op groen, maar van binnen is het rood. Het gaat bij een project dat niet soepel loopt niet altijd over ‘alles of niets’, maar juist over het kijken naar signalen die duiden op oranje of rood, met een realistische blik. Een startpunt is om het kritische geluid -zeker bij innovatieve projecten vanwege een grotere mate van onzekerheid- meer te waarderen. Maar, hoe organiseer je dit?
Sein op rood
Er kunnen meerdere redenen zijn waarom een project minder goed verloopt. Bij digitale projecten kan bijvoorbeeld het risico ontstaan dat een team of afdeling te onafhankelijk wordt, zoals een Nd alumnus uit het Nd Digitaal Leiderschapprogramma (voorheen Nd Tech) en deelnemer aan het onderzoek naar digitaal leiderschap anoniem aangaf: “Ik ben soms te onafhankelijk en ga teveel mijn eigen gang. Dan kom je niet alleen los van het team, maar ook juist los van die bovenwereld, die verbinding met je directies, met je directeuren, met je opdrachtgevers en noem maar op.”
Er gaat wel iets vooraf aan het moment waarop een project belandt in een fase waarin duidelijk wordt dat er sprake is van problemen en het sein op rood gaat. De kunst is om bij beginnende problemen al afstand te nemen en op zoek te gaan naar de oorzaak. Enerzijds moet er een duidelijke verklaring gegeven worden over de oorzaken richting bestuur en politiek, anderzijds moet er toegewerkt worden naar een oplossing. Je kunt dit op verschillende manieren binnen het team bespreekbaar maken.
Samen met het team
Pak een overleg met het projectteam een keer anders aan en organiseer frisheid met ruimte om ‘domme vragen’ te stellen. Soms kan een vraag vanuit een ander perspectief namelijk nieuwe inzichten opleveren. Deze perspectivistische lenigheid kan ervoor zorgen dat je in staat bent om je in anderen te verplaatsen, maar ook in andere mogelijkheden. Zoals oog krijgen voor problemen die zijn ontstaan vanuit het spanningsveld tussen de mens- of juist de techniekkant. Sommige leden van het projectteam beschouwen het project vanuit de ‘menskant’: hoe krijgen we iedereen mee? Terwijl andere teamleden meer zicht houden op de ‘techniekkant’: hoe zorgen we ervoor dat we de software de komende jaren up-to-date houden?
Het is belangrijk om te achterhalen vanuit welk perspectief iemand zijn of haar zorg uit tijdens het overleg. Een hulpmiddel kan zijn om peerreviews uit te wisselen waarin dit aspect extra aandacht krijgt. Dit kan een aanzet geven om er vervolgens met elkaar over in gesprek te gaan. Het kan ook helpen om een ‘dwarskijker’ in te schakelen. Een nieuwe (jonge) medewerker kan in een vertrouwd team wellicht verrassend nieuwe inzichten geven, omdat het een andere kant belicht dan gebruikelijk is.
Schakel een externe dwarskijker in
Is er drempel om met reviews te werken en is er geen ‘dwarskijker-functie’ in je team? Dan kan deze ook van buiten worden gehaald. Een externe partij, die vanuit een neutrale positie feedback kan geven. Dit kan het gevoel geven dat er met een objectieve blik naar het project wordt gekeken. Voorwaarde is dat dit zorgvuldig gebeurt, anders kan het uitmonden in een gevoel van vingerwijzen.
Organiseer een sessie met het team om het verloop van een project eens op een andere manier te bespreken. Een externe partij kan de rol van moderator vervullen en interne gesprekken begeleiden. Hier zijn verschillende vormen voor, zoals een socratisch gesprek of Deep Democracy. In het Nd Brug- en Nd Kernprogramma wordt aandacht besteed en geoefend met deze vorm van gesprekken voeren.