Elkaar tegemoetkomen en vertrouwen tonen geeft voorsprong – Groep Anders Samenwerken

30-05-2017
Florence Tonk

Ton Swanenberg en Thomas Brandt zitten sinds drie jaar in de Groep Anders Samenwerken (GAS). Sinds een jaar zijn zij ook directe collega’s binnen het project Aanpak Ringweg Zuid, in Groningen. Ton als projectdirecteur vanuit de opdrachtgeverskant, Thomas als projectdirecteur vanuit de opdrachtnemer. In een openhartig interview vertellen zij over GAS, hun samenwerking en hoe zij de gedeelde kennis, ervaringen en idealen in Groningen de praktijk brengen.

Thomas Brandt (links) en Ton Swanenberg Foto: Jorrit ‘t Hoen

Ton Swanenberg zat al een aantal maanden in GAS toen Thomas Brandt, werkzaam voor Max Bögl bij de Noord/Zuidlijn aansloot. Ton: “We zijn met alleen opdrachtgevers gestart maar vonden het toch raar om over samenwerken te praten, zonder degenen met wie wij samenwerkten. Dus hebben we hen erbij gevraagd.” Ton vroeg destijds zijn ‘counterpart’ bij project A2 Hooggelegen om mee te doen. Thomas werd geïntroduceerd door zijn toenmalige opdrachtgever Gerard Scheffrahn. De meeste groepsleden zijn inmiddels doorgestroomd naar nieuwe projecten, zo ook Thomas en Ton. “Tijdens aanbestedingsprocedure voor Aanpak Ring Zuid bleek dat Max Bögl eruit kwam rollen met Thomas Brandt als beoogd projectdirecteur. Ik zat hier al drie jaar als projectdirecteur aan de opdrachtgeverskant. Thomas is hier sinds een jaar,” aldus Ton.

Over Groep Anders Samenwerken (met de markt): Groep Anders Samenwerken, GAS voor ingewijden, is een initiatief van Neerlands diep. Het draait om de vraag: Wat is een goede samenwerking, hoe breng je die tot stand en hoe onderhoud je die? Met een groep projectmanagers uit onze projecten en hun counterpart aan opdrachtnemerskant komt de groep iedere twee maanden bij elkaar om binnen vertrouwelijke setting te praten en na te denken over geslaagd samenwerken. De groep is ook beschikbaar als gesprekspartner voor specifieke samenwerkingsvraagstukken in de praktijk. Recent is binnen Neerlands diep een tweede groep van start gegaan. Meer weten over GAS? Neem dan contact op met Maarten Kraneveld via maarten@neerlandsdiep.nl of 06-24 10 41 40.

Wat heeft de Groep Anders Samenwerken jullie opgeleverd?

Thomas: “Een unieke kans om met verschillende opdrachtgevers en collega-aannemers in gesprek te gaan in een hele vertrouwelijke en open sfeer. Ik neem deel op persoonlijke titel en ben dus geen vertegenwoordiger van een aannemer. Zo zien wij dat allemaal, vanaf het begin. Vaak komt er aan het eind van een bijeenkomst de vraag op of we de volgende keer weer bij elkaar zullen komen. Het antwoord is altijd: jazeker. Persoonlijk, als vakmens, haal ik veel uit onze bijeenkomsten. Je kweekt begrip, spiegelt elkaar, hoort ervaringen uit andere projecten. Je luistert, stelt elkaar vragen. Als je in een nieuw project instapt geeft dat een voorsprong. Je hebt een beter beeld van ieders belangen.”
Ton: “De relatie binnen de groep is vrijblijvend maar Thomas en ik werken nu samen in dit project en kennen elkaar al dankzij GAS. Dat is prettig. Je zit in dezelfde denkwereld. Aanstaande vrijdag komen we weer samen, altijd in Doorn. Mensen wonen verspreid over het land, Thomas zelfs in Duitsland. Toch komen mensen altijd en dat vind ik bijzonder. Het zijn rustmomenten in de hectiek van een project. Iedere bijeenkomst wordt goed voorbereid dus wat dat betreft mijn complimenten aan Maarten Kraneveld en Jaap Verkade van Neerlands diep. Vaak zijn er ook sprekers uitgenodigd zoals André Dorée of Nicoline Mulder. Spiegelen met collega’s uit andere projecten is prettig, en dan ook nog de wetenschappers die iets vertellen of als klankbord functioneren. We zijn drie uur samen, waarvan we meestal anderhalf uur bijpraten. Dan volgt meestal een stukje theorie, heel kort, om ons aan het denken te zetten. En dan discussiëren we daar weer over verder. Het loopt altijd anders, altijd wonderlijk.” Thomas beaamt dat: “Het is altijd anders, je bent altijd verrast.”

Gaat het altijd over problemen tussen opdrachtgevers en opdrachtnemers?

Thomas: “GAS spreekt je als persoon aan: Hoe kan ik mijzelf anders opstellen? Een samenwerking moet niet alleen succesvol zijn, je moet er als professional ook beter van worden en het moet prettig zijn. Dat is het persoonlijke aspect. Soms vertellen mensen dat het in hun project niet lekker loopt. Wij zitten nu in de tamelijk unieke situatie dat wij elkaar uit die groep kennen en ook samenwerken. Dat is best spannend. Andere groepsleden kijken ook toe: hoe gaan die twee het samen doen? Wij zijn de volgende casus.” De twee projectdirecteuren lachen hard en Ton zegt dan: “Het is écht spannend. Hier hebben we ook een zakelijke relatie terwijl je in GAS meer als persoon en professional deelneemt.

We vragen ons weleens af: Wat vertel je wel en wat vertel je niet?”

Iedereen binnen de groep kent problemen binnen samenwerkingen. Ton zag over de jaren soms mensen worstelen, en dat lag nooit alleen aan die persoon, maar aan de hele context. Deze verhalen worden in vertrouwelijke setting gedeeld. “Eigenlijk zijn dat de meest leerzame casussen,” zegt Ton. “Als alles van een leien dakje gaat is het minder interessant.”

Hoe zit dat met het vertrouwelijke aspect? Kun je echt open zijn?

“De discretie is groot, het blijft binnen de groep,” zegt Ton. “Ik heb nog nooit iets buitenom terug gehoord. Dat is ook cruciaal, anders vertelt niemand meer wat. Jaap en Maarten hebben dat ook heel goed begeleid. Ze gaven ons de tijd om te acclimatiseren, jasten niet meteen een programma erdoorheen. Bij iedere bijeenkomst kijken ze waar de behoefte ligt. Laatst kregen we een model waarop stond: A. je bent een individu, B. je bent een professional en C. ben je een onderdeel van een organisatie en vertegenwoordiger van die organisatie. Een theorie van André Dorée. Dat is goed om in je hoofd uit elkaar te trekken. Ik kan wel Ton Swanenberg willen zijn maar als ik die ruimte niet krijg van mijn achterban, dan merkt Thomas daar niets van. In dat spanningsveld verkeren wij altijd.” Thomas over de begeleiding van Jaap en Maarten: “Ze kunnen erg goed anticiperen op de gesprekken die er op zo’n ochtend ontstaan. Soms staat er iets op het programma waar we niet aan toekomen omdat de gesprekken anders verlopen. Zij pakken het op en nemen iets uit de wetenschap erbij en dat past eigenlijk altijd.”

Wat namen jullie mee naar dit project? Inzichten op jullie eigen samenwerking?

Ze hebben een voorsprong in hun relatie, vertellen ze en Ton geeft een voorbeeld: “We wilden wat meer in alliantievorm gaan samenwerken maar er was een Design and Constructcontract. Die keuze was al lang geleden gemaakt. In de aanbestedingsprocedure hebben we toen gekeken of we toch iets van de alliantievorm konden meenemen, als manier van werken. We hebben de condities geschapen om dat zo te gaan doen. Toen Max Bögl eruit kwam rollen met Thomas als projectdirecteur, was het een voordeel dat hij uit de Groep Anders Samenwerken kwam. Hij kende die denkwereld al.” Thomas: “Dat is een goed voorbeeld. Zelf heb ik intern behoorlijk wat bewogen om snel tot een goede constructie te komen. En ik wist dat jij dat ook deed.” Dat beaamt Ton: “Je kunt wel willen maar je achterban moet ook willen. Het is in vier maanden gelukt om dat voor elkaar te krijgen. Als we elkaar niet hadden gekend, had het veel meer tijd gekost.” Je begrijpt elkaar beter en weet wat je aan elkaar hebt, vinden beide mannen. Thomas: “We hebben een korte lijn en konden elkaar tussendoor polsen: hoe staat het? Komt eruit wat we denken dat het moet worden?”

Nieuwe situatie van de ringweg zuid in Groningen

Is het die investering waard? Om te knokken voor die alliantievorming?

Ton vindt zeker van wel. “Het is een eerste succesje van deze samenwerking. Het betekent ook dat je er sneller uitkomt als je later tegen dingen aanloopt. We hebben ook echt op momenten gedacht, het lukt niet, die alliantievorming. We stoppen ermee. Maar dan zit je wel in die Groep Anders Samenwerken waarin je over deze manier van werken praat. Je draagt dat ook naar buiten uit. Dus als het dan even moeilijk wordt zet je toch door.”

Hoe krijg je die achterban mee in de ideeën en idealen die je opdoet in zo’n groep?

Ton: “Wat betreft de alliantievorm in ons huidige project, zie je toch dat de uitwerking lastig kan zijn. Omdat er veel vragen en zorgen opkomen. Vinden we de verdeling van kosten wel goed? Moeten we niet toch nog iemand anders hiernaar laten kijken? We hebben twee extra stuurgroepen gehad om de directeuren en bestuurders mee te krijgen. Vorig jaar zomer was een tropenzomer voor mij om alle vragen, goede vragen overigens, te beantwoorden rond de alliantievorming. Met veel uitzoekwerk, uitgestelde besluiten.”
Ook aan de aannemerszijde kreeg Thomas niet zomaar iedereen mee. “Wij zitten hier met zes aannemers in dit project, zes partners met ieder zijn eigen ervaringen in de markt. Soms goed, soms slecht. Openheid is dan niet zomaar een gegeven. Dan moet je anderen toch zien te overtuigen. Dankzij GAS durfde ik het aan om vertrouwen te tonen: het komt goed. Ton en ik kunnen elkaar altijd aanspreken, dat hoef ik niet vast te leggen. En met die overtuiging kun je ook je eigen mensen tegemoet treden.”

Inzetten op samenwerking en dialoog, dat is ook onderdeel van de nieuwe marktvisie?

“Klopt,” zegt Ton. “Dit project wordt daarom een pilot in het kader van de nieuwe Marktvisie. Dat hebben we met elkaar afgesproken. Daar zit een zakelijke kant aan, en ook zoeken naar oplossingen. Ook als het contract in de weg zit. In die zoektocht zitten wij nu: waar zitten de oplossingen, ik had een andere verwachting. En het mooie is dat je daar met elkaar over in discussie kunt gaan.”

Hoe sluiten die bijeenkomsten van GAS aan op de Marktvisie? Want GAS was er al voor de Marktvisie?

Thomas: “Ik vroeg mij meteen af, wie van GAS heeft hier aan meegeschreven? De Marktvisie is zo herkenbaar vanuit alles wat wij de afgelopen jaren in de groep bespraken.” Ton: “We ervaren de Marktvisie echt als de wind in de zeilen. Daarvoor waren we misschien nog ‘de vreemde eend in de bijt’ door de manier waarop wij wilden samenwerken. Maar dat is nu niet meer het geval.” Thomas: “Ik heb de Marktvisie ook ingezet om die alliantievorming voor elkaar te krijgen. Elkaar tegemoetkomen, vertrouwen tonen. En dan kun je zeggen: hier staat het. Je kunt de opdrachtgever hierop aanspreken. Dat helpt om een stuk openheid te creëren. ”

Wat waren echte eyeopeners bij GAS?

Thomas: “Als eerste herinner ik me dat een aantal opdrachtgevers uitspraken deden in de trant van: wij zitten hier als persoon maar we weten eigenlijk niet zo goed hoezeer dat door onze achterban wordt gedragen.”
Ton: “Een geheim genootschap!” Beide mannen lachen.
“Toch was dat belangrijk,” zegt Thomas, “om GAS vanaf het begin te benaderen als individuele professionals, niet als vertegenwoordigers van een organisatie. Daarnaast waren er de begrippen die Jaap en Maarten introduceerden met wetenschappelijke onderbouwingen zoals ‘vreedzaam vechten.’ Die inzichten en modellen blijven hangen, ook in je dagelijkse leven. Ik pak ze er echt af en toe nog even bij.”
Ook Ton noemt een aantal eyeopeners. “Iemand zei een keer: ik ben maar één visje in een aquarium met andere vissen die ook bepalen hoe het project verloopt. Dat inzicht gaf mij veel rust. Daarnaast is er de vraag hoe je persoonlijk als mens in elkaar zit. Hoe gedraag je je als je onder druk staat? Ben je open, ben je gereserveerd, duurt het een jaar voordat je opener wordt? Dankzij dit soort eyeopeners kom je elke keer dicht bij jezelf. Dat is ook mooi want daarmee heb je invloed op wat er gebeurt. Natuurlijk heb je niet je hele achterban in de hand en het komt dus ook aan op hoe jij in het leven staat. Daar kun je met elkaar over praten. Wat dat betreft ben je wellicht maar één visje maar wel een heel bepalend visje.”

Kunnen dit soort groepen het verschil maken? In hoe opdrachtnemers en opdrachtgevers samenwerken in de Nederlandse bouw- en infrasector?

“Zeker,” zegt Ton. “Hier moet je het van hebben.” Inmiddels is het bijna voor elk project een goede traditie geworden om te beginnen met projectstartup, vertelt Thomas. “Elkaar leren kennen, elkaars belangen leren kennen. Daar kun je nog beter op inspelen als je deelneemt aan zo’n groep.” Het gaat ook om hele kleine dingen,” vult Ton aan. “Ik kreeg de tip: Ga gewoon koffiedrinken. Vaak hebben Thomas en ik erg veel te bespreken als projectdirecteuren. Maar ga óók eens zitten zonder agenda. Zonder reden, gewoon om naar elkaar te luisteren, zonder meteen te willen handelen, zonder oordeel. Niet meteen naar je achterban rennen met het verhaal van de ander.”

Is er nog iets anders dat deze groep je heeft gebracht?

“Toen ik in 2003 naar Nederland kwam zat ik totaal anders in elkaar,” aldus Thomas. “Ik kwam uit een zeer traditionele Duitse bouwwereld. Ik was aan het doorpakken, met harde woorden en een duidelijke scheiding tussen mij en de opdrachtgever. Sindsdien heb ik een enorme ontwikkeling doorgemaakt en dat heb ik niet alleen vanuit mezelf gedaan. Er werd me ook vertrouwen geschonken. De eerste handreiking kwam in feite vanuit mijn opdrachtgever, Gerard Scheffrahn. Die handreiking kan ik nu zelf ook geven. Groep Anders Samenwerken is daarbij belangrijk geweest. Die heeft een versnelling in dat proces aangebracht. Hoewel ik het ook eng vond. Bang dat mij een jaar later iets voor de voeten zou worden geworpen, iets wat ik zelf had gezegd. Dat is niet gebeurd. Ik heb bij mezelf ook iets moeten doorbreken, daarbij werd ik ondersteund door Gerard Scheffrahn en de groep. Ik zag in dat er meer mensen waren die zo in het werk staan. Dat was heel mooi.”

Geef je reactie

Serious gaming bij de Noord/Zuidlijn; spelen alsof het echt is

22-06-2017

Oefenen alsof het al helemaal echt is: afgelopen maanden werd realtime het proces tot indienststellen van de Noord/Zuidlijn gesimuleerd. Ze delen de lessen van deze ‘game’. Wat kunnen we leren van deze manier van testen? En wat zou er volgende keer anders moeten? Initiatiefnemers Kirsten Teulen en Jan-Peter Lourens vertellen.

De invloed van de lijnorganisatie op samenwerking OG-ON

14-06-2017

Anders samenwerken met de markt is een van de belangrijkste thema’s bij Neerlands diep. Het zit sterk verweven door de individuele programma’s en teamactiviteiten. Op 27 juni organiseren we een Nd Webinar over de samenwerking van opdrachtgever Gerard Scheffrahn en opdrachtnemer Harold van Steeg bij project Noord/Zuidlijn, en dan specifiek over de invloed van de lijnorganisaties op die samenwerking. Want hoe groot is de invloed van de lijnorganisatie eigenlijk, en waar bevordert en waar belemmert die de samenwerking?

Marker Wadden bewandelt olifantenpaadjes bij Nd Topics: ‘We hebben risicogericht gewerkt’

8-06-2017

Als je af en toe de gangbare paden verlaat, kun je grote resultaten behalen. Dat is de les van het project Marker Wadden, dat Rijkswaterstaat en Natuurmonumenten samen uitvoeren. Niet alleen de nauwe samenwerking tussen een publieke uitvoeringsorganisatie een gedreven belangenorganisatie is uniek. Het projectteam durft ook procedures, formats en mores los te laten, zo blijkt tijdens een boeiende Nd Topics in Zeist