Wat is een multiproject?

“Laten we er geen semantische discussie van maken’, was het verzoek van de multiprojectdirecteur Wop Schat, voorafgaand aan Neerlands diep. Maar om te kunnen begrijpen waar we het eigenlijk over hebben, zullen we toch een beetje de semantische diepte in moeten. Wat is het? En ook wat is het niet? Een multiproject is een samenwerkingsvorm waarin meerdere afzonderlijke projecten – met elk hun eigen scope, opdrachtgever en team – op eenzelfde locatie of binnen eenzelfde context op elkaar worden afgestemd. Het multiproject verbindt de projecten zonder hun autonomie volledig op te heffen. Er is geen overkoepelend (ontwikkel)doel zoals bij een programma, maar wel een overkoepelende behoefte: coördinatie, overzicht en samenwerking op de raakvlakken.

In de praktijk betekent dit in het geval van de Afsluitdijk dat er een strategisch kernteam is, met een coördinerende rol. Dat team bewaakt de netwerkplanning (het overzicht van de planning van betrokken projecten, waarmee raakvlakken inzichtelijk worden gemaakt), stimuleert kennisdeling, zorgt voor afstemming tussen teams en fungeert als aanspreekpunt naar bestuurders. De kracht van het multiproject ligt in het faciliteren van samenwerking zonder top-down sturing.

Van Dijkproject naar Productiedijk

Om het succes van de aanpak op de Afsluitdijk wat beter te begrijpen zoomen we eerst wat dieper in op de praktijk waarin dit project twee jaar geleden een multiproject werd. De Afsluitdijk is een complexe en omvangrijke infrastructurele netwerkschakel onder verantwoordelijkheid van Rijkswaterstaat. Oorspronkelijk gestart als een waterveiligheidsopgave, omvat het project inmiddels meerdere deelopgaven, waaronder dijkversterking, waterbeheer en infrastructuur. Het besluit om er een multiproject van te maken, ontstond vanuit de behoefte van de HID Midden Nederland om ontzorgd te worden. Door de veelheid aan projecten en betrokken partijen was er behoefte aan meer afstemming tussen projecten, een meer efficiënte inzet van capaciteit, minder hinder voor weg- en vaarweggebruikers en een duidelijke sturingslijn.

Maar hoe doe je dat, met een project dat volop in de uitvoering zit en nog een flinke tijd door moet? Bij het nadenken over een meer gecoördineerde aanpak stuitte Schat op het multiproject dat als vorm al bleek te bestaan bij Rijkswaterstaat. ‘De opdracht is dus nooit geweest: maak er een multiproject van,’ benadrukt hij, ‘maar het ontstond echt uit een behoefte vanuit Rijkswaterstaat, maar ook vanuit ons om een betere regie op al het werk aan de Afsluitdijk te kunnen houden.’ Samen met een aantal mensen, waarmee hij later het kernteam vormde, heeft hij het multiproject eerst onderzocht als vorm. ‘En dan vooral de vraag: Wat kan het voor ons doen, meer dan alleen het netwerk beschikbaar houden?’ Pas toen bleek dat andere, voor hen belangrijke doelen zoals: mensen opleiden, kennisdelen en de behoefte om meer over de eigen grenzen heen te kijken, ook allemaal in het model bleken te passen, werden ze echt enthousiast.

Flexibiliteit als middel én als doel

En wat maakt het nu zo moeilijk om de vraag te beantwoorden of de multiprojectaanpak deelbaar is? Een van de belangrijkste conclusies uit de Nd Spiegel, die voorafging aan het Nd Atelier, was dat de spiegelaars zagen dat de aanpak goed werkte, maar dat deze niet altijd vastgelegd was. Áls het al op papier stond, want het viel op dat er veel impliciet geregeld was en dat ook veel afhing van de senioriteit, het gezag en het enthousiasme van de mensen uit het kernteam. Maar ook van het momentum, de bestuurlijke behoefte om ontzorgd te worden en de geografische ligging. Kortom: het bleek het juiste om te doen, op het juiste moment, met de juiste mensen, op de juiste plek.

Het interessante is, toen de collega’s uit het netwerk uitgedaagd werden om de aanpak dan zelf wat meer te expliciteren, om aan te geven hoe? En vooral waarom, ze dat dan zouden doen? Bleek dat de flexibiliteit die het oplevert om níet alles vast te leggen, juist een van de grote voordelen van de multiprojectaanpak is. Anders gezegd: het is een aanpak die het mógelijk maakt om flexibel te blijven. Om in te zetten dus, bij opgaven die om flexibiliteit vragen.

Uitkomsten van het Nd Atelier

Deze behoefte aan flexibiliteit kwam in het Nd Atelier ook duidelijk naar voren. De belangrijkste conclusie was daar: niet elke situatie vraagt om een multiproject. Een multiproject werkt vooral als er natuurlijke synergie is tussen de projecten – bijvoorbeeld door locatie, soort werk, gedeelde belangen of gezamenlijke hinder. Wat de deelnemers van het Nd Atelier verder wilden meegeven is: gebruik de flexibiliteit die de structuur van een multiproject heeft om het mee te laten groeien met de behoefte van een opgave. ‘Je kunt ook gewoon als een project beginnen in de wetenschap dat het over een paar jaar groot genoeg is om er een multiproject van te maken.’ En dat geldt ook voor het afschalen, stop ermee als de opgave te klein wordt. ‘Zie het als een paraplu die je, wanneer nodig, boven een aantal deelprojecten kunt openen, maar die je ook weer, wanneer het niet meer nodig is, gemakkelijk kunt sluiten.’

What’s in it for me?

Maar goed, dan blijft de vraag: Waarom zou je ervoor kiezen? En als je ervoor kiest wat levert het je dan op? Als projectmanager, maar ook als moederorganisatie. Wanneer heb je er nu echt wat aan?

Goede redenen om voor een multiproject te kiezen kunnen zijn volgens de deelnemers: als de opgave te groot of te complex is om als enkel project te managen. Of wanneer je flexibiliteit en adaptiviteit wilt behouden, maar wel samenhang nodig hebt.

En als het multiproject past bij je opgave, dan levert het vooral de mogelijkheid om beter over je grenzen te kijken. Iets wat je als project natuurlijk altijd zou moeten doen, maar wat niet automatisch gebeurt. Het multiproject faciliteert niet alleen een beter raakvlakmanagent, maar legitimeert het ook. ‘Bij projecten die zo dicht op elkaar werken, moeten er soms keuzes gemaakt worden die ten koste van een deelproject gaan, maar ten behoeve van het geheel. Als je geen multiproject bent, is dat veel lastiger. Dan geldt vaker het recht van de sterkste.’

Van belang is wel dat de besluitvormers en bestuurders goed betrokken zijn, zodat ze ook efficiënt kunnen besluiten in dienst van het geheel. Dat betekent regelmatige afstemming om de lijnen kort te houden. ‘Ontzorgen komt van twee kanten. Het multiproject kan alleen ontzorgen als degene die ontzorgd wil worden actief betrokken is, want snel schakelen tussen multiproject en besluitvormers is noodzakelijk.’

Verder biedt het multiproject een mogelijkheid om meer productie te draaien. Om je resources en capaciteit beter in te zetten en om je planningen beter op elkaar af te stemmen waardoor je efficiënter kunt werken en communiceren. Maar ook hier geldt weer, dat dit een goede afstemming met de moederorganisatie nodig heeft. Een multiproject kan dit alleen efficiënt doen als het de flexibiliteit en het mandaat krijgt om dat naar eigen inzicht in te zetten en te verdelen. En dat betekent: dat soms de gangbare regels van een lijnorganisatie, over bijvoorbeeld secundaire inkoop, rigide gebruik van bepaalde systemen, of de verdeling van mensen binnen het multiproject, losgelaten moeten worden.

Kader of handreiking?

‘Dit brengt ons wel in een dilemma’, merkt een van de deelnemers aan het eind van het Nd Atelier op. ‘We willen niet te veel dichttimmeren, maar ook niet te veel openlaten. We zijn het erover eens dat het multiproject geen doel op zich moet zijn, maar wat dan wel?’ Hij maakt vervolgens het verschil tussen een kader en een handreiking. ‘We willen duidelijk geen kader maken, want dat vinden we te beknellend. Maar maken we een handreiking met goed bedoelde tips, dan lopen we de kans dat het niet gelezen wordt of dat mensen het naast zich neer leggen.’
‘Wat ik vooral hoop,’ zegt Schat, ‘is dat de dingen die bij ons goed werken, verder kunnen groeien. Dus laten we met elkaar onderzoeken waar het wat op kan leveren. Voor sommigen kan een multiproject succesvol zijn, maar voor anderen weer helemaal niet.

En voor de mensen die dit verder zouden willen onderzoeken hebben de deelnemers uit het Nd Atelier nog één laatste advies: vraag de Afsluitdijk of andere multiprojecten om hulp, want het blijft mensenwerk en dit soort, meer impliciete, ervaringskennis is nu eenmaal lastig over te dragen op papier. Ga bij elkaar langs, dat kan helpen bij het deelbaar maken.’

Wil je meer weten over de Multiprojectaanpak? Neem dan contact op met Wop Schat (Multiprojectdirecteur Afsluitdijk) via wop.schat01@rws.nl.