• 12 mei 2025
• Marjolein de Wit

Christiaan Caan, projectmanager bij ProRail, heeft deze ‘kwestie’ tijdens het Nd Kernprogramma onder de loep genomen onder begeleiding van Marcel Veenswijk, hoogleraar in Management van Culturele Verandering aan de Vrije Universiteit Amsterdam.

Een ‘kwestie’ is een hardnekkig vraagstuk binnen de organisatie van de deelnemer. Dit vraagstuk wordt, onder begeleiding van een hoogleraar, geanalyseerd met behulp van de theorie en inzichten uit het Kernprogramma. Het doel is om een brug te slaan tussen theorie en praktijk, en zo bij te dragen aan een duurzame oplossing voor het vraagstuk.

Christiaan heeft vanuit zijn eigen ervaring met zijn huidige project Opwaardering Maaslijn onderzocht wat maakt dat de overdracht vaak moeizaam verloopt. Zijn motivatie kwam voort uit een persoonlijke ervaring: het duurde in zijn vorige project bijna drie jaar voordat de laatste tekening werd opgeleverd na indienststelling. “En dat is geen uitzondering,” vertelt hij. “Het is geen kwestie van onwil, maar van hoe we gewend zijn te werken. En dat kunnen we samen verbeteren.”

Van bewustwording naar beweging

De nadruk in projecten ligt begrijpelijkerwijs vaak op het moment van indienststelling, de zichtbare mijlpaal waar veel energie naartoe gaat. Maar juist na dat moment begint er een tweede fase: minder zichtbaar, zonder applaus, maar minstens zo essentieel. Zonder de juiste informatie is het lastig om beheer en onderhoud goed in te richten. Dat kan leiden tot onbedoelde risico’s van onnauwkeurige ontwerpkeuzes tot veiligheidsincidenten.

“Het is niet alleen een technisch vraagstuk,” benadrukt Christiaan, “maar ook een cultuurvraagstuk.” Tijdens het onderzoek bleek hoe waardevol openheid is. Christiaan: “Mensen durfden te zeggen: ‘Ik weet eigenlijk niet precies wat ik moet doen’. Dat vraagt moed, en het biedt een belangrijke ingang voor verbetering.” De verschillen in kennis en ervaring bleken groot, van mensen die volledig leunen op procedures tot collega’s die zoekend zijn naar waar te beginnen. Ook het aanspreken van aannemers ligt soms gevoelig: de onderlinge afhankelijkheid maakt het niet altijd makkelijk om kritisch te zijn.

Om dit patroon te doorbreken, adviseerde Christiaan drie interventies:

• Een gedeeld verhaal, een narratief over waarom overdrachtsinformatie ertoe doet, voor iedereen: de beheerder, de aannemer, het projectteam. Weten waar je aan bijdraagt, helpt om je rol bewuster en met meer eigenaarschap te vervullen.
• Ambassadeurs in het veld, mensen met kennis én enthousiasme krijgen een rol als ‘ogen en oren’ binnen projecten. Zij signaleren, ondersteunen en houden het gesprek gaande.
• Begin waar je kunt. Wacht niet op perfectie, maar zet stappen. Al is het klein.

Ook Marie-Claire Horden, manager projectmanagers bij ProRail, onderstreept het belang van inzicht en zichtbaarheid. “Net zoals we cijfers rond verzuim of voortgang zichtbaar maken, zouden we dat ook met overdrachtsinformatie kunnen doen, zodat het onderdeel wordt van ons dagelijks gesprek.” Daarom is binnen ProRail afgesproken om het thema een vaste plek te geven in kwartaalbijeenkomsten van projectmanagers. Niet als losse notitie, maar als een doorlopende dialoog over verbetering, leiderschap en collectieve verantwoordelijkheid.

Samen leren, over grenzen heen

Dat ProRail niet de enige is die worstelt met dit vraagstuk, bleek uit gesprekken met Rijkswaterstaat. Ondanks verschillen in taal en werkwijze, bleken de kernuitdagingen hetzelfde. “Dat we niet de enigen zijn. Ook andere organisaties vinden het lastig,” zegt Christiaan. Ze vragen zich af: wat houdt het precies in? Wat wordt er van projecten verwacht? En hoe zorg je ervoor dat je de juiste informatie boven tafel krijgt en in de juiste systemen oplevert?

Christiaan: “Hoewel ik me in dit onderzoek niet specifiek heb gericht op de tooling, is het duidelijk dat de systemen waarin we werken een grote rol spelen. Een medewerker van Rijkswaterstaat vertelde me dat zij wel acht verschillende systemen gebruiken. Bij ons zijn het er ook meerdere, misschien niet acht, maar zeker meer dan drie. En dat helpt niet altijd mee, vooral omdat het vaak niet de eenvoudigste systemen zijn.”

Wat nu?

De urgentie is er. “Als informatie over kabels niet klopt en er op de verkeerde plek wordt gegraven, kan dat leiden tot gevaarlijke situaties of persoonlijk letsel,” zegt Christiaan. Het gaat hier om echte risico’s. De overdracht van informatie van project naar beheer mag daarom niet worden vergeten. Dit proces moet samen beter worden georganiseerd. Verandering begint bij mensen die hun inzichten delen en de beweging op gang helpen. Zoals Christiaan zegt: “Je hebt altijd ergens invloed. De vraag is: gebruik je die om je eigen project netjes af te ronden, of om de hele organisatie verder te brengen?”