De methode in een notendop

Om de methode te kunnen begrijpen neemt Paul ons eerst even mee terug in de tijd. In 2016 is de aannemerscombinatie BAM/VolkerWessels begonnen met bouwen aan de Rotterdamsebaan. ‘Net als elk huwelijk begonnen ook wij hand in hand,’ zegt Paul. ‘Maar gaandeweg kwamen er toch wat barstjes in de samenwerking.’ Nu kwam dit voor Paul niet helemaal als een verrassing. ‘Het werk is aanbesteed in een slappe tijd en wordt nu uitgevoerd in een sterke tijd, waarin tarieven bij onderaannemers hoger zijn dan destijds kon worden voorzien’ schetst hij de situatie. ‘Bovendien weet je dat degene aan wie het werk is gegund, de meeste rekenfouten heeft gemaakt.’ grapt hij. Kortom, de aannemer stond al gauw financieel geweldig onder druk en Paul begon gedrag te herkennen richting claims. ‘Toen hebben we gezegd: laten we het omdraaien en een bedrag ter beschikking stellen om in goede sfeer tot een beter resultaat te komen. Deze incentives stimuleren dat de zaken die wij belangrijk vinden nog beter geregeld worden.’ Voor de Rotterdamsebaan waren dit: beter boren, storingsvrij testen en geen restpunten.

Beter boren

De grootste les die Paul leerde na 20 jaar tunnels boren, is dat het meestal niet de technische schade is die onbeheersbaar wordt, maar de imagoschade die daaruit kan volgen. ‘Schade geeft onrust, zeker als mensen lang op een oplossing moeten wachten.’ Daarom stelde Paul voor het boren van de Victory Boogie Woogietunnel ca. 1,5 miljoen euro aan de aannemer ter beschikking als er géén schade gemeld werd. Iedere schade die wel gemeld werd, werd twintig keer van het te verdienen bedrag afgetrokken. ‘Dat betekent dat het voor de aannemer ongelooflijk belangrijk werd dat er geen schade optrad óf dat het niet gemeld werd,’ zegt Paul. De aannemer werd op die manier gemotiveerd om het zelf sneller en slimmer op te lossen. ‘Een uur een stukadoor langs sturen is goedkoper dan een half uur een schade-expert. Daardoor kon hij met een kleine investering het imago voor de opdrachtgever hoog houden.’

In een keer goed

De tweede incentive die Paul met zijn team bedacht, is voor het testen. Bij 100% positief testresultaat van de tunnel-technische-installaties, stelt Paul eveneens ca. 1,5  miljoen euro ter beschikking. ‘Dat betekent dat de aannemer eerst zelf moet testen en dan ons pas moet uitnodigen.’ Het grote voordeel hiervan is, volgens Paul, dat hierdoor het proces veel beter beheersbaar wordt. Het nodigt de aannemer uit gestructureerder te werken, wat volgens Paul het proces van zowel opdrachtnemer als opdrachtgever beter beheersbaar maakt.

Zo min mogelijk restpunten

De derde en laatste incentive gaat over restpunten. Paul: ‘Ieder werk eindigt altijd met een paar honderd restpunten die tot Sint Juttemis duren.’ Om dit tot het minimum te beperken hebben ze bij de Rotterdamsebaan de restpunten in categorieën verdeeld en samen met de aannemer een maximaal aantal aanvaardbare restpunten per categorie bepaald. ‘Wanneer ze dit bij oplevering in alle categorieën gehaald hebben, krijgen ze wederom 1,5 miljoen euro.’

Maar hoe werkt de methode nu precies? En nog belangrijker, is het kopieerbaar? Kunnen andere projecten een dergelijke methode ook toepassen? Vijf projectdirecteuren van ProRail, Rijkswaterstaat het Rijksvastgoedbedrijf en de gemeente Antwerpen én een advocaat bouwrecht bogen zich tijdens een Nd Atelier een middag lang over deze methode en bekeken het vanuit verschillende perspectieven.

Gun de aannemer zijn succes

Al pratende, en zelfs tekenend, kregen de deelnemers het onderwerp steeds meer in de vingers. Zo bleek een belangrijke succesfactor bijvoorbeeld dat je los van het geld de samenwerking voorop blijft stellen. Dat betekent volgens Paul dat je de aannemer zijn succes gunt en dat vooral de projectmanager op het werk hier de credits voor krijgt. Maar het betekent voor de opdrachtgever ook dat je coulant bent en dat je je opdrachtnemer helpt om jouw doelen zo goed mogelijk te halen. Paul: ‘Ik wil oprecht dat hij zo veel mogelijk geld uit die incentives haalt, want dan hebben we het samen goed gedaan.’

Financiële armslag

‘En hoe zit het financieel?’ willen de andere projectdirecteuren weten. ‘Paul onttrekt een aantal miljoen aan algemene middelen dit moet je als projectdirecteur goed kunnen verantwoorden. Hoe heeft hij dat gedaan? Hoe kom je aan het geld en hoe verantwoord je het?’ Paul: ‘Als projectdirecteur moet je altijd zorgen voor financiële armslag. Wanneer je weet dat er (te) laag is ingeschreven, zal je moeten zorgen voor een hogere risicopot.’ Door het inzetten van deze beheersmaatregel heeft Paul enkele miljoenen uit deze pot opgenomen en zo zijn risicoberekening met ongeveer het dubbele laten dalen. Samen met de aannemer heeft Paul dit SMART gemaakt. ‘Wij zijn bezig met overheidsgeld. Ik vind het mijn taak, iedere euro rechtmatig en doelmatig uit te geven en te verantwoorden.’

Niet te vroeg

Een belangrijke eye-opener bleek de timing. Volgens Paul werkt het niet als je te vroeg met dergelijke incentives komt. De andere projectdirecteuren herkennen dat. ‘Wanneer je in de tender een bonus ter beschikking stelt, wordt het niet halen van die bonus, automatisch een boete,’ zegt een van hen. ‘De bonus wordt gelijk ingecalculeerd en ik moet me vervolgens verantwoorden wanneer de aannemer zijn bonus niet krijgt.’ De aanwezige projectdirecteuren waren ook enthousiast over het idee om de incentives steeds in kleine brokken op te delen. Een van hen merkte op: ‘Een bonus gaat vaak binair over iets wel of niet halen, en bij níet is de teleurstelling zo groot dat het effect vaak averechts is. Met deze incentives blijft het aantrekkelijk om voor de doelen te blijven gaan. Tenminste, als de doelen haalbaar zijn.’ Paul: ‘Het kost de aannemer een investering om een aantal zaken beter te regelen, maar zowel ik als hij verwacht dat er een multiplier van 1 op 4 voor hem op zit: 1 miljoen investeren, 4 miljoen verdienen.’

En hoe zit het juridisch?

Kan dit juridisch allemaal zomaar? Volgens advocaat bouwrecht, Remmert Sluijter, wel. Het valt hem op dat er sowieso vaak meer kan dan veel projectmanagers denken. ‘Jullie zijn vrij voorzichtig.’ Wel is het volgens hem uiteraard noodzakelijk dat je het goed kunt verantwoorden. ‘Naar de belastingbetaler, maar ook naar de nummer twee in de aanbesteding.’ Speciaal voor vanmiddag is Remmert nog even het wetboek ingedoken: ‘Tot 15 % van de oorspronkelijk bouwsom en/of tot 5 miljoen euro, afhankelijk van wat er eerst komt, kan de opdrachtgever goed onderbouwd extra middelen aanwenden,’ zegt hij.

Dansen als Janssen

Maar de vraag blijft: Kun je dit herhalen? ‘Werkt het alleen als de aannemer er niet op rekent?’ vraagt een van de projectdirecteuren zich af. ‘En hoeverre hangt dit aan de persoon Paul Janssen, die als zelfstandige misschien meer voor elkaar krijgt dan projectdirecteuren die binnen het stramien van een grote organisatie werken?’ vraagt een ander. Volgens Paul is het niet individueel, maar wel situationeel. Sommige projecten lenen zich er beter voor dan andere. ‘Ik geloof zeker dat je het kunt herhalen, als je de gedachte erachter begrijpt.’ En de essentie van die gedachte van Paul is, dat je moet zien te voorkomen dat je in een gevecht terecht komt. ‘Werken is voor mij als dansen: plezier voor twee. Met de aannemer, maar ook met de verantwoordelijke bestuurders. Als jij er steeds voor kunt zorgen dat de ander plezier aan jouw project kan beleven, dan krijg je veel meer voor elkaar.’  Bovendien hoopt Paul dat het bij slim jatten blijft. ‘Zodra we in onze wereld gaan kopiëren en institutionaliseren, dan houden we enkel onwerkbare protocollen over. En daar hebben we er al genoeg van.’

Niet alleen Paul, maar ook de andere aanwezigen zien zeker mogelijkheden om dingen uit de methode Rotterdamsebaan over te nemen voor hun eigen project. Een van hen zegt: ‘Het gaat altijd om maatwerk, maar ik heb vandaag zeker een aantal dingen gehoord die ik om kan vormen tot passende oplossingen voor mijn eigen project.’

Ook slim jatten?

Ben je nieuwsgierig geworden door dit artikel? Heb je vragen of zie je mogelijkheden om voor je eigen project ook slim te jatten van de Rotterdamsebaan? Of loop je met je eigen ideeën steeds tegen juristen aan die zeggen dat er iets niet kan? De deelnemers aan dit gesprek vinden het leuk om verder over dit onderwerp door te praten en met je mee te denken. Via onderstaande e-mailadressen kun je ze bereiken.

Deelnemers:

Foto’s: via Rotterdamsebaan