Het duurt op deze zonnige donderdagmiddag even tot de deelnemers zijn gewend aan het schemerdonker in de tunnel. Maar al snel voelen de medewerkers van partnerorganisaties van Neerlands diep en marktpartijen waarmee zij samenwerken zich thuis in de bijzondere atmosfeer. De ontmoeting met bekenden, de schilderijen aan de wanden en de muzikale omlijsting van Trio Luego dragen hier zeker aan bij.

Trio Luego. Foto: Jorrit ’t Hoen

Dat niet alleen Rijkswaterstaat en consortium IXAS (Ballast Nedam, Fluor, Heijmans en 3i infrastructure plc) trots zijn op de drie kilometer lange tunnel, blijkt tijdens een filmpje aan het begin van de bijeenkomst. Vertegenwoordigers van de Bijlmer en de Johan Cruijff ArenA zijn blij met de verbeterde bereikbaarheid en de schonere lucht die de tunnel met zich meebrengt. Tevredenheid is er ook over het park op het dak dat de Bijlmer zal verbinden met de wijken aan de andere kant van de A9 Gaasperdammerweg. “Nu wordt de Bijlmer echt de stad van de toekomst”, aldus een trotse bewoner.

Dienend Opdrachtgeverschap

Tijdens Nd Zomergast geeft Neerlands diep iemand die veel betekent voor de bouw- en infrasector het podium om een thema uit te diepen dat hem of haar aan het hart gaat. Bij Hans Ruijter, voorgedragen door de vorige Zomergast Patrick Buck, moest dat wel Samenwerken met de markt zijn. De ervaren programmadirecteur is bezig met een promotieonderzoek naar Dienend Opdrachtgeverschap, een denk- en werkwijze die hij bij SAA succesvol toepast in de praktijk. Centraal bij Dienend Opdrachtgeverschap staan wederzijds begrip voor (de verschillende) rollen, belangen en verwachtingen van opdrachtgever en opdrachtnemer en het faciliteren van elkaars expertise. Dit moet uiteindelijk de projectopgave ten goede komen waaraan beide partijen werken. “Om een groot infrastructuurprogramma tot een goed einde te brengen, moet je gewoon ook samenwerken”, stelt Ruijter. “Zeker als je een budgettekort moet inlopen, een situatie waarmee ik te maken kreeg toen ik begon bij SAA.”

Maarten Kranveld in een onderonsje met Hans Ruijter. Foto: Jorrit ’t Hoen

Muzikaal ingeleid door Trio Luego, dat toepasselijk Come Together van The Beatles speelt, schuiven drie gasten aan bij Ruijter en gespreksleider Maarten Kraneveld. Directeur Projecten Ans Rietstra van ProRail vertegenwoordigt aan de tafel op het podium de opdrachtgevers, directeur bij VolkerInfra Jil Ligterink de opdrachtnemers, hoogleraar aan de Vrije Universiteit Marcel Veenswijk de wetenschap. Veenswijk, die Ruijter begeleidt bij diens promotieonderzoek, schetst de context waarbinnen Dienend Opdrachtgeverschap is ontstaan. “De laatste jaren groeit het besef dat een puur bedrijfsmatige aanpak, met een sterke focus op prestatie-indicatoren, regels en contracten, niet werkt. Er komt weer meer aandacht voor menselijke relaties, vertrouwen en echt samenwerken. Dat is een enorme verandering, die je niet in één dag realiseert. Dienend Opdrachtgeverschap past in deze transformatie.” Belangrijk is volgens de hoogleraar dat partijen die betrokken zijn bij projecten aandacht hebben voor de leefwereld van de ander. Hij doelt daarbij niet alleen op het overheidsprojectteam en het consortium, maar bijvoorbeeld ook op onderaannemers en het departement. “Er kan dan een gemeenschappelijk projectverhaal worden geformuleerd waaraan alle partijen zich conformeren. Iedereen kan vervolgens meedenken over optimalisaties ten gunste van de projectopgave.”

Vlnr. Ans Rietstra, Hans Ruijter, Maarten Kraneveld, Marcel Veenswijk en Jil Ligterink, Foto: Jorrit ’t Hoen

Ruijter en Ligterink schetsen aan de hand van voorbeelden hoe het Dienend Opdrachtgeverschap in de praktijk is gebracht bij SAA. Zo zijn er gezamenlijke sessies georganiseerd, waarbinnen opdrachtgever en opdrachtnemer dilemma’s deelden en het onderlinge begrip groeide. Het zich verplaatsen in het perspectief van de ander heeft onder andere geleid tot een herfinancieringstraject, waardoor een dreigend verlies van de opdrachtnemer is beperkt. Aan het slot van de bijeenkomst zal Ruijter de aanpak nader toelichten. Rietstra neemt met interesse kennis van de bevindingen bij SAA. “Bij ProRail is samenwerken, elkaars belangen zien, misschien nog wel belangrijker dan bij Rijkswaterstaat. De onderlinge afhankelijkheid is namelijk nog groter, omdat we maar met een klein aantal aannemers werken.”

Kijkje in keuken

Neerlands diep besteedt op verschillende manieren aandacht aan de samenwerking tussen opdrachtgever en markt. Dit gebeurt onder andere via de Groepen Anders Samenwerken (Nd GAS). Hierbinnen wisselen projectmanagers uit het netwerk van Neerlands diep en hun counterparts bij de aannemer van gedachten over vraagstukken uit de projectpraktijk. Binnen ontwikkelprogramma De Verbinders werken deelnemers vanuit opdrachtgever, aannemer, ingenieursbureau en/of de beheerder aan concrete verbeterprojecten. Deelnemers aan beide initiatieven geven tijdens Nd Zomergast een kijkje in de keuken. Senior procesmanager Ronald Rientjes van het Rijksvastgoedbedrijf kreeg door deelname aan Nd GAS meer begrip voor counterpart Rob Janssens van consortium NACH. “Ik zie tijdens de bijeenkomsten een andere Rob dan in de dagelijkse projecthectiek. Een Rob die net ik als een zo goed mogelijk project wil realiseren bij de PPS Rechtbank Amsterdam.” Mede door het gegroeide onderlinge vertrouwen werd een crisis in het project – het onverwacht aantreffen van asbest in de te slopen oude rechtbank – bevredigend opgelost. Daarbij moest Rientjes wel wat interne weerstand overwinnen. De opgave was immers weggecontracteerd. En draait die aannemer ons niet gewoon een poot uit?

Vlnr. Ronald Rientjes, Rob Janssens, Hans Ruijter, Maarten Kranveld, Tobias van Dijk, Robert Bosma en Serban Schouten. Foto: Jorrit ’t Hoen

Tobias van Dijk, Serban Schouten en Robert Bosma van het project Ruimte voor de Rivier IJsseldelta werkten tijdens De Verbinders aan een betere relatie met de eindbeheerder. Het waterschap voelde zich onvoldoende betrokken. Vragen en verzoeken tot wijziging waren het gevolg. “We halen het waterschap nu veel meer het project in, stralen uit dat het ook hun kindje is”, vertelt Schouten. Met behulp van zogenoemde communicatielijnen is inzichtelijk gemaakt hoe de communicatie in het verleden verliep en hoe die zou moeten verlopen. “De Verbinders heeft het project echt beter gemaakt”, vindt Bosma. “Wij schakelen ook onderling sneller door deelname aan dit programma.” Meer over deze casus kan je hier lezen.

Maatwerk

Hans Ruijter tijdens zijn appél. Foto: Jorrit ’t Hoen

Het laatste woord is traditioneel aan de zomergast zelf. De 150 deelnemers hangen aan Ruijters lippen. Wie een pasklaar recept wil horen voor de samenwerking tussen opdrachtgever en markt, moet hij echter teleurstellen. De organisatiecultuur, de karakters van de hoofdrolspelers, ontwikkelingen binnen en rondom een project: ze zijn telkens anders en vragen daarom om maatwerk. “Je moet de samenwerking bij ieder project opnieuw uitvinden. Samenwerken is dan ook hard werken, maar maakt dat werk wel veel leuker.”

De kiem van veel conflicten wordt al bij het afsluiten van het contract gelegd, vertelt Ruijter. “Projecten waarin honderden miljoenen euro’s omgaan, kunnen niet zonder contract. Tegelijkertijd blijken contracten voor meerderlei uitleg vatbaar en kunnen ze nooit de complete werkelijkheid ondervangen. Negentig procent van een project kun je prima in de lijn van het contract uitvoeren. Maar het succes van een project hangt er uiteindelijk vanaf hoe je samen omgaat met de resterende tien procent.” Steun van de intern opdrachtgever is essentieel om ruimte te creëren om in voorkomende situaties af te wijken van het contract. Zorgen dat de cijfers kloppen, voorspelbaar zijn in de negentig procent die wel volgens de letter van het contract kan: zo heeft SAA deze ruggensteun gekregen.

Verhalen delen

Voor een goede samenwerking moet je je verdiepen in de ander en wat er bij hem/haar en in zijn/haar organisatie speelt, benadrukt Ruijter nogmaals. Daarnaast moet je inhoudelijk deskundig zijn om elkaar te begrijpen. Negatieve stereotypen zitten de samenwerking tussen opdrachtgever en markt vaak in de weg, weet de programmadirecteur. “Als een opdrachtnemer laag inschrijft op een aanbesteding, denken wij: ‘Dat wil hij vast terughalen in de vorm van meerwerk’. Maar is de aannemer zich er wel van bewust dat hij zo laag heeft ingeschreven?” Ook de waan van de dag belemmert de samenwerking regelmatig. Binnen SAA is er onder de noemer Dienend Opdrachtgeverschap bewust tijd vrijgemaakt voor gezamenlijke reflectie. Door verhalen en dilemma’s met elkaar te delen, zijn stap voor stap referentiekader en onderlinge begrip vergroot van medewerkers aan markt- en opdrachtgeverszijde.

Dat onderlinge begrip manifesteerde zich onder andere toen een chauffeur de toegang naar de tunnel in aanleg miste. Ruijter: “Camerabeelden lieten zien dat hij vervolgens gewoon zijn vrachtwagen in de achteruit zette. Op de snelweg! Mijn eerste reflex was: dat is een duidelijke boete. Zo staat het ook in het contract. Mijn veiligheidsadviseur bracht me op andere gedachten. De aannemer had immers meteen na het incident de veiligheidsmaatregelen aangescherpt en de vrachtwagenchauffeur was ontslagen. De opdrachtnemer had bovendien zelf de camerabeelden van het incident met ons gedeeld. Grote kans dat dit de volgende keer niet meer zou gebeuren als wij een boete oplegden. Die sanctie is er uiteindelijk dan ook niet gekomen. Een klein voorbeeld van wat onder de eerdergenoemde tien procent valt.”

Reflectie van de deelnemers tijdens de bijeenkomst. Foto: Jorrit ’t Hoen

De Stoel

Het delen van de verhalen gebeurde op allerlei manieren. Zo vertelden medewerkers analoog aan tv-programma De Stoel van Rik Felderhof op een podium over hun dilemma’s. Het gehoor: 120 collega’s aan opdrachtgevers- en opdrachtnemerskant. “Eerst vroegen we hiervoor mensen waarvan we wisten dat ze hun verhaal wel wilden vertellen. Maar op een gegeven moment kwamen de aanmeldingen spontaan binnen. Ook van collega’s waarvan we dat nooit hadden gedacht. Er ontstond een cultuur waarin mensen zich kwetsbaar durfden op te stellen.” SAA heeft de verhalen verzameld in een bundel. Ruijter roept de deelnemers aan Nd Zomergast op om de tijd te nemen om samen te reflecteren. “Leg die verhalen en ervaringen vervolgens vast. Dat kan in geschreven vorm, maar bijvoorbeeld ook in filmpjes. Als we meer met elkaar delen, komen we echt een stap verder in het waarmaken van de Marktvisie. En, nog belangrijker, kunnen we betere projecten realiseren. Ik wens jullie veel geluk en plezier hierbij!”

Een oorverdovend applaus barst los. Hierna is het de beurt aan de deelnemers om zich kwetsbaar op te stellen als ze uit volle borst Let It Be meezingen voor Beatles-fan Ruijter.

Gezamenlijk zingen in de tunnel. Foto: Jorrit ’t Hoen

Lef

“Een bevestiging van wat je wel weet, maar nog niet vanzelfsprekend doet”, vat Ton de Rijcke zijn indrukken samen tijdens de afsluitende borrel. “Uiteindelijk draait het om vertrouwen. Dat moet je eerst geven aan je counterpart in de markt voor je het ook van hem of haar krijgt. Iemand moet de eerste stap zetten, anders verandert er niets. Waarom zou ik dat niet doen, besef ik nu.” De ‘waan van de dag’ is voor de technisch manager van de gemeente Amsterdam geen reden om achterover te leunen. “Als je daar geen afstand van kunt nemen, ben je niet geschikt voor dit vak. Lef hebben om buiten de gebaande paden te treden, is uiteindelijk veel belangrijker.”

Foto: Jorrit ’t Hoen

Meer weten? Je met je counterpart(s) aanmelden voor Groepen Anders Samenwerken of De Verbinders van Neerlands diep? Klik op de links of neem contact op met Maarten Kraneveld via maarten@neerlandsdiep.nl.