Alex Vermeulen in gesprek met Guus Pieters – Foto: Jorrit ’t Hoen

Geen voorname maar grote rol

Twee ervaringsdeskundigen trappen de discussie af. Bevraagd door gespreksleiders Guus Pieters en Ruud Stevers vertellen Alex Vermeulen en Robbert de Mug over hun belevenissen en bevindingen. Vermeulen, tegenwoordig directeur van Neerlands diep, put uit zijn ervaring bij het Van Gogh Museum en Paleis Soestdijk. Bij het Amsterdamse museum verbreedde hij na analyse van de context van het project zowel opgave als opdrachtgeverschap. Ook droeg Vermeulen het voorzitterschap van de stuurgroep over van hemzelf naar directeur Axel Rüger van het Van Gogh Museum. “Mijn werkgever, het Rijksvastgoedbedrijf, was formeel opdrachtgever. Maar Axel was financier en moet uiteindelijk met het aangepaste Van Gogh Museum zijn geld gaan verdienen. Door Axel een positie te geven die paste bij zijn belangen, elimineerde ik ook discussies over de macht bij dit project.”

Bij Paleis Soestdijk tilde Vermeulen zijn werkwijze naar het volgende niveau. Als projectdirecteur zat hij nergens in: niet in de projectgroep, niet in de stuurgroep. “Mensen vroegen: ‘Wat ben je daar dan?’ Mijn antwoord was: ‘Vind je het goed dat ik niet ga voor een voorname, maar voor een grote rol?’” De beweeglijkheid die Vermeulen zich verwierf in het netwerk rondom het project, maakte dat hij effectiever invloed kon uitoefenen en regisseren. Wat overigens niet wilde zeggen dat er geen organisatie was. Alleen zat die niet in harkjes en vastomlijnde rollen, maar in het voeren van het goede gesprek op het goede moment. Net als bij het Van Gogh Museum was er bij Paleis Soestdijk een stuurgroep die echt stuurde; niet een stuurgroep die je als project overstelpt met verantwoordingsinformatie en waar je vooral geen last van wilt hebben.

Ruud Stevers in gesprek met Robbert de Mug – Foto: Jorrit ’t Hoen

Schaken op meerdere borden

In de aanpak van Robbert de Mug en zijn collega strategisch adviseurs in Eindhoven is flexibiliteit de norm. Gezamenlijk slagen ze erin om stap voor stap de focus binnen Brainport Eindhoven te verleggen naar Internationale Knoop XL: de ontwikkeling van het gebied rondom het station. Dit programma, de governance daarvan en de middelen hiervoor worden vormgegeven terwijl er in de praktijk al volop projecten worden uitgevoerd. Stakeholders worden meegenomen in het proces, waarbij vooral het beïnvloeden van de Haagse werkelijkheid uitdagend is. Een permanente lobby in Den Haag, waarin ook grote bedrijven als Philips en ASML worden ingezet, levert langzaam maar zeker vruchten af.

Er wordt op meerdere borden tegelijk geschaakt, het netwerk wordt strategisch ingezet. De strategisch adviseurs scheppen structuur in dit chaotisch proces door voortdurend teksten terug te leggen naar beslissers met de vraag: ‘Is dit de bedoeling?’ Geleidelijk vormt zich zo een speelveld, waarbinnen de belangrijke partijen voor de Eindhovense ambities naar elkaar toe worden geleid. “Lastig is dat we drie jaar geleden zijn begonnen met een breder programma dan waar we nu naartoe werken. Dat brengt de vraag met zich mee of we nog met al de partijen die toen zijn betrokken om tafel moeten blijven zitten. Tegelijkertijd ontstaat er de behoefte om partijen te betrekken die eerst nog niet meepraatten. Het netwerk verschuift dus ook voortdurend.”

Peter Storm deelt zijn reflectie – Foto: Jorrit ’t Hoen

Er is ruimte

Peter Storm, bij de bijeenkomst aanwezig om met zijn wetenschaps- en adviesachtergrond voor reflectie te zorgen, hoort het met interesse aan. “Alex heeft zijn intuïtie en inlevingsvermogen ingezet. Door zichzelf klein te maken, kreeg hij anderen mee. Dat is heel anders dan de klassieke benadering, waarin controle houden voorop staat. De structuren rond een project worden vaak erg zwartwit gebracht. Toch vallen er wel keuzes te maken. Al is in deze fase van de ontwikkeling van het vak de persoonlijkheid van de projectdirecteur nog bepalend of zo werken lukt of niet. Maar als je de stap van het uitvoeren van een opdracht naar het realiseren van een bredere opgave wilt zetten, moet je je eigen context gaan beïnvloeden. De ruimte om dat te doen, is er.”

Storm is onder de indruk van de voortdurende ontwikkeling die in Eindhoven plaatsvindt. “Elk moment kan er een partij bijkomen of wegvallen. De standaardmethodieken van het project- en programmamanagement kunnen bij deze aanpak de prullenbak in. Ook Robbert is een regisseur, die met eindeloos geduld de spelers in een georkestreerd spel de juiste richting in probeert te krijgen. Daarbij is het een kwestie van volhouden en nooit denken dat je er bent. Eindhoven is geen Amsterdam en erkent dat ook. Maar door de juiste kompanen te zoeken, werken jullie stap voor stap toe naar het realiseren van een enorme ambitie.”

Deelnemers in groepen in gesprek – Foto: Jorrit ’t Hoen

Doorbreken van de impasse

Vermeulen en De Mug lopen nog voor de muziek uit in projectmanagersland, zo blijkt tijdens de gesprekken die deelnemers aan de Nd Topics in drie groepjes voeren. De nodige praktijkvragen en -dilemma’s rondom meervoudig opdrachtgeverschap passeren de revue. Wanneer is een partij een opdrachtgever en wanneer ‘slechts’ een stakeholder, bijvoorbeeld? Maakt het uit welk etiket je erop plakt? Moet een partij een zak geld meenemen om mee te beslissen of is dat niet nodig? Is het niet per definitie beter om een partij het project in te halen als die hard aan de zijlijn toetert? Moet je als projectmanager de touwtjes in handen nemen als partijen zelf al gaan realiseren wat het project moet bewerkstelligen? Hoe doe je dat dan? Of moet je hen maar laten begaan?

Een deelnemer namens de Nationaal Coördinator Groningen ziet wel brood in de netwerkbenadering die Vermeulen en De Mug hanteren. Tien opdrachtgevers zitten op dit moment samen in een stuurgroep. Door verschillen in kennis en belangen en onduidelijke financiering verloopt het programma in het hoge noorden moeizaam. De belangentegenstelling is misschien wel het meest nijpend. Waar de rijksoverheid wil focussen op de veiligheid van de woon- en werkomgeving, willen lokale partijen daarnaast ook duurzaamheid bevorderen en de krimp in de regio aanpakken. Opdrachtgevers individueel opzoeken en meenemen in een flexibel proces zou de impasse kunnen doorbreken, zo is de hoop.

Kringgesprek – Foto: Jorrit ’t Hoen

Houvast in flexibiliteit

Dat het onderwerp gedeeld opdrachtgeverschap leeft, blijkt wel uit de moeite die het kost om de gesprekken af te ronden. Langzaam maar zeker schuift iedereen aan in een kring om plenair pareltjes en vragen te delen. Een mooi voorbeeld uit de eerste categorie: “Als belang en invloed groot zijn, is een partij een opdrachtgever: of dat nu formeel zo is geregeld of niet. Je moet zo’n partij dan aan de tafel zetten waar de beslissingen worden genomen. Doe je dat niet, dan krijg je daar als project gegarandeerd last van. Ik vind het niet zo belangrijk of die partij geld inbrengt of niet. Als je een rijksweg aanlegt door een gemeente, moet die gemeente bijvoorbeeld mede-opdrachtgever zijn. Ook als daar geen financiële bijdrage tegenover staat.”

Vragen en issues waarmee Neerlands diep aan de slag kan, zijn er genoeg. Hoe kun je het opdrachtgeverschap verbeteren door naast publieke ook private partijen uit te nodigen aan tafel, bijvoorbeeld? Het Eindhovense voorbeeld laat zien wat dit kan opleveren. Wat vraagt het voor competenties om als projectmanager te kunnen werken in een flexibel netwerk van opdrachtgevers? Geef de governance van projecten de aandacht en statuur die deze gezien de (financiële) omvang van de opgaves verdient. En: “We moeten iets nieuws ontwikkelen naast het standaard, hiërarchische opdrachtgever-projectmanager model. De werkelijkheid vraagt om flexibiliteit en het ontbreken van vaste structuren. Hoe kunnen we hier houvast in bieden?”

Van vragen naar antwoorden

Peter Storm moet nog iets van het hart. “Als we flexibeler willen werken, zoals bijvoorbeeld in Eindhoven is gebeurd, moeten we niet alles dichtregelen. Hoe doorbreken we de dominantie van steeds dikkere en complexere contracten en het juridisch denken waar deze uit voorkomen?” “De vragen zijn helder, ik ben nu benieuwd naar de antwoorden”, observeert Robbert de Mug. “Die vind ik ook voor mezelf interessant.” Alex Vermeulen toont zich verguld met de opbrengst. “Dankjewel voor jullie inbreng. Het helpt ons om ook in de toekomst de juiste zaken te blijven adresseren binnen Neerlands diep. Zodat we samen kunnen bouwen aan een mooi Nederland door nog betere projectresultaten.”