Nd Topics over The Next Level in samenwerking: ‘Een betere samenwerking begint bij mezelf’

  • 14 oktober 2019
  • Noel Houben

Blijven we hangen in angst of overwint de liefde? Deze vraag staat centraal in de Nd Topics op donderdag 3 oktober 2019 in Driebergen. In de rustgevende omgeving van Landgoed De Horst verkennen meer dan veertig overheidsprojectmanagers en enkele counterparts van de markt The Next Level in samenwerking. Dat blijkt persoonlijker te zijn dan veel deelnemers vooraf hadden gedacht.

Onder begeleiding van Nathalie Vrancken komen de aanwezigen op deze regenachtige herfstdag stap voor stap dichter bij de kern van een goede samenwerking. De samenwerkingsexpert doet daarbij veelvuldig een beroep op vier ervaringsdeskundigen: Kees Scheurwater en Hillebrand Breuker aan overheidszijde, Peter Grobbee en Robert Bos namens de markt. Vrancken opent de interactieve bijeenkomst met een inventarisatie. Op welk van de onderstaande vijf niveaus zit de samenwerking in jullie project, wil ze van de deelnemers weten.

Werk aan de winkel

Er blijkt nog veel werk aan de winkel. De meeste deelnemers aan de Nd Topics vinden dat hun project zich op niveau 2 bevindt: samenwerking is een gespreksonderwerp en de bewustwording over het belang van een goede samenwerking tussen opdrachtgever en opdrachtnemer groeit. “Wij introduceren binnen onze DBFMO-projecten spelregels voor houding en gedrag”, vertelt een deelnemer van het Rijksvastgoedbedrijf. “Dan moet je denken aan principes als ‘afspraak is afspraak’ en ‘eerst naar elkaar toegaan voor we mailen’.” “De samenwerking is vaak nog afgedwongen in het contract. Of er zijn één of twee mensen die op niveau 4 en 5 zitten en die de rest op sleeptouw nemen”, is de ervaring van Peter Grobbee. Volgens een deelnemer willen veel mensen wel meer samenwerken, maar zitten organisatorische belemmeringen hen in de weg. Het is iets wat Grobbee herkent. “’Jij bent te veel op de hand van de opdrachtgever’, zeiden collega’s bij het project N18 tegen mij. Je kunt je daardoor laten afschrikken. Maar ik heb besloten om het goede voorbeeld te geven en vol te blijven inzetten op een goede samenwerking.” De context waarin je werkt bepaalt je speelveld, weet een deelnemer. “Binnen Rijkswaterstaat kun je op basis van argumenten de broodnodige speelruimte meestal wel creëren. Maar bij de provincie waar ik nu projectmanager ben, is dat een stuk lastiger. Er is daar minder budget voor grote projecten, waardoor men extra scherp is op risico’s. En de Provinciale Staten zijn kritisch en zitten dicht op de bestuurder. De politieke druk is daarmee groter dan bij veel RWS-projecten het geval is. Dit beperkt je slagkracht als projectmanager. Ook als je intensiever wilt samenwerken met de markt dan gebruikelijk is.”

Vlnr Kees Scheurwater en Peter Grobbee. Foto: Jorrit ’t Hoen

Helden nodig

Vrancken gaat na deze eerste inventarisatie een stap dieper. Ze neemt het niveau van de onderlinge relatie onder de loep.

De meeste relaties tussen opdrachtgever en opdrachtnemer starten op het niveau van het samenwerken volgens het contract, maakt ze duidelijk. Als het (erg) goed gaat, ontwikkelt de relatie zich vervolgens richting vertrouwen en synergie. Helaas komt de omgekeerde ontwikkeling, naar wantrouwen en vechten, ook regelmatig voor. Bij synergie hoort volgens Vrancken het begrip ‘liefde’, bij vechten het begrip ‘angst’. “Verbinding is een vorm van liefde. Bij liefde gaat alles naar één punt, is zijn belang mijn belang. Bij angst lopen de lijnen uit elkaar en worden onderlinge verschillen benadrukt. Dit gebeurt in de wereld in het algemeen steeds meer, maar komt ook bij projecten voor. Opmerkingen als ‘De opdrachtnemer zorgt ervoor dat ik defensief ben’ en ‘De opdrachtgever zorgt voor juridisering van het project’, zijn hier uitingen van. Angst leidt vaak tot drama en maakt het project nodeloos complex. Terwijl de essentie heel eenvoudig is: we moeten een werk doen met elkaar. De kunst is om je er constant van bewust te zijn dat we dingen vanuit angst of vanuit liefde kunnen doen.”

Vlnr Robert Bos en Hillebrand Breuker. Foto: Jorrit ’t Hoen

Het is een denktrant die Hillebrand Breuker herkent van zijn praktijk bij de Provincie Noord-Holland. “Door synergie houd je tijd over. Die hebben we benut om te innoveren. Het resultaat is het project Grass2Gritt, waarvan ik projectmanager ben. Binnen dit project werkt de provincie met partners in de markt aan het omzetten van gemaaid bermgras in grassap en grasvezels. Het zoute sap gebruiken we voor gladheidsbestrijding, de vezels voor het maken van wegmeubilair.”

Soms kan uit angst alsnog liefde ontstaan, zo maken de ervaringen bij het project N18 duidelijk. Een verschil van inzicht tussen Rijkswaterstaat en aannemerscombinatie Noaber18 bemoeilijkte de onderlinge samenwerking. “Door de open en meedenkende opstelling van Peter Grobbee kantelde het beeld”, vertelt Kees Scheurwater van Rijkswaterstaat. “Ik kon toen niet blijven hangen in wantrouwen. Nu helpen we elkaar zelfs bij de problemen waar we in onze eigen toko tegenaanlopen. Door de eerdere aanvaring is de samenwerking in het project uiteindelijk versterkt, vinden we allebei.” Robert Bos van VolkerWessels hoort het goedkeurend aan. “Angst regeert vaak. Angst voor zaken die niet op orde zijn, of over wat de achterban ervan denkt. We hebben helden nodig die desondanks toch de samenwerking aangaan. Die zijn er bij zowel opdrachtgever als opdrachtnemer te weinig op dit moment.” Wederkerigheid is een belangrijke voorwaarde voor een geslaagde samenwerking, stelt Grobbee. “Dat begint bij een goed contract, waarmee zowel opdrachtgever als opdrachtnemer uit de voeten kunnen. Anders is het zaadje voor latere conflicten al geplant. Maar ook als je aan het werk bent, blijft wederkerigheid belangrijk. Zorg ik ervoor dat alles keurig wordt uitgevoerd zoals in het contract is afgesproken en de kantjes er niet van worden afgelopen? Dan komt daar gegarandeerd iets voor terug van Kees wanneer wij het nodig hebben.”

Patroon doorbreken

Na een pauze waarin de deelnemers het nuttige (daarover later meer) combineren met het aangename, introduceert Vrancken de laatste verdiepingsstap. Een filmpje van Joe Dispenza zet de toon. Deze Amerikaanse onderzoeker en consultant stelt dat 95 procent van wie we zijn op ons 35e bestaat uit routineuze, ‘geprogrammeerde’ gedragingen, emotionele reacties, gewoontes, opvattingen en overtuigingen. Deze routine komt voort uit (negatieve) gedachten, die gebaseerd zijn op herinneringen en hiermee samenhangende emoties uit het verleden. Met behulp van de gedachten keten schetst Vrancken hoe dit patroon kan worden doorbroken.

Deze keten werkt als een soort domino, waarbinnen gedachten een sleutelrol vervullen. Gedachten zijn alomtegenwoordig, voor 95 procent onbewust, oordelend, repetitief, dwingend en bepalend voor het gedrag. Ze zijn de broedplaats van onze gecreëerde werkelijkheid. Maar hierin ligt ook een kans, betoogt Vrancken. Wanneer je je gedachten verandert, verander je de werkelijkheid. Als je samenwerkingsgericht (vanuit de intentie liefde/synergie) denkt, roept dit andere gevoelens op, gebruik je andere woorden, vertoon je ander gedrag en is de uitkomst anders dan wanneer je vanuit de intentie angst/vechten denkt. En in een moeizame samenwerking handelen we vooral vanuit angst. Volgens Vrancken ligt hier, op persoonsniveau, de sleutel om de samenwerking te verbeteren tussen opdrachtgever en opdrachtnemer.

Nathalie Vranken. Foto: Jorrit ’t Hoen

Hoe geef je dit ‘omdenken’ in de praktijk vorm? Belangrijk is in ieder geval om je mindset niet te laten bepalen door wat anderen je hebben verteld over je toekomstige samenwerkingspartner, brengt Breuker in. “Over mijn counterpart bij een project had ik negatieve verhalen gehoord. Het eerste gesprek liet ook geen positieve indruk achter. Maar daarna hebben we veel geïnvesteerd in elkaar. We zijn regelmatig een kop koffie gaan drinken en zijn samen gaan eten. Daarbij hebben we uitgebreid gepraat over de samenwerking en hoe we die voor ons zagen. Die samenwerking is uiteindelijk van een mager zesje naar een 7,5 gegaan.” Door fysieke afstand weg te nemen, verdwijnt ook geestelijke afstand, maakt Grobbee duidelijk. “Als de opdrachtgever en aannemer op dezelfde locatie werkt, kom je elkaar vanzelf tegen bij de koffieautomaat. Je gaat samen verjaardagen en successen vieren, maar deelt ook je zorgen en dilemma’s makkelijker. Het doet wonderen voor de samenwerking.”

Nieuwe inzichten

Tijdens de pauze hadden de deelnemers een persoon in gedachten genomen waarmee ze (zeer) moeizaam samenwerken. Op papier noteerden ze links hun gedachten over deze persoon en samenwerkingssituatie en rechts het tegenovergestelde van deze gedachten. De deelnemers gingen vervolgens in tweetallen met elkaar in gesprek. Hoe zou de samenwerking zijn als je de gedachten aan de linkerkant niet had? Hoe makkelijk of moeilijk was het om het rechter rijtje te maken? En hoe verhoudt het linker rijtje zich tot angst? Gevoed door de theorieën van Dispenza en de gedachten keten komen verschillende deelnemers tot nieuwe inzichten. “Hoe komt het dat ik iemand zo negatief ervaar?”, vraagt een deelnemer zich hardop af. “Deze persoon doet ook gewoon zijn best.” “Het linker rijtje zegt vooral iets over mijn verleden, hoe ik ben gevormd als puber, wat ik belangrijk vind en wat mij irriteert”, meent een ander. “Een betere samenwerking begint bij mezelf.” “Het linker rijtje en het rechter rijtje zijn twee kanten van dezelfde medaille”, vindt Breuker. “Ik hou van vrijheid. Maar discipline, wat als tegenovergestelde van vrijheid in mijn linker rijtje staat, is ook nodig voor een geslaagd project. Ik haal daarom altijd bewust iemand in mijn team waarvoor discipline vooropstaat.” Bos plaatst een kanttekening. “Het kan gebeuren dat iemand niet in het team past. We vinden het moeilijk, maar dat moeten we dan ook adresseren. We hoeven niet alles recht te praten.”

Deelnemers bij Nd Topics. Foto: Jorrit ’t Hoen

Gevoelige snaar

Hoe kunnen we de samenwerking tussen opdrachtgever en opdrachtnemer structureel op The Next Level brengen? Hier spuien de deelnemers aan het eind van de Nd Topics kort hun ideeën over. Maarten Kraneveld van Neerland diep grijpt de gelegenheid aan om De Verbinders onder de aandacht te brengen. Binnen dit ontwikkelprogramma werken vertegenwoordigers van overheid en markt samen om duurzame verandering te bewerkstelligen in een hardnekkig vraagstuk uit eigen praktijk. Een deelnemer van Rijkswaterstaat voelt zich gesterkt om door te gaan op het ingezette pad. “Bij het project A16 Rotterdam hebben we een gezamenlijk programma van opdrachtgever en opdrachtnemer, waarbinnen we bespreken hoe onze samenwerking beter kan. Eerst was er aan beide kanten veel weerstand, maar inmiddels zien steeds meer mensen het licht.” Jan Derks van ProRail denkt dat samenwerkingspotentieel een leidend principe moet zijn bij de werving van nieuwe mensen. “Je hebt leiders nodig die het goede voorbeeld geven, zodat anderen gaan volgen.”

Dat een gevoelige snaar is geraakt, blijkt als deelnemers na het einde van de Nd Topics druk blijven doorpraten. Het gesprek gaat over hun ervaringen met samenwerken, maar zeker ook over hoe dit in de toekomst beter kan. Vandaag heeft de liefde de angst alvast overwonnen.

Reageer

Ook interessant

  • Nieuws
  • Terugkijken Nd Webinar ‘De Horizontale Netwerkleider’

In de vijfde aflevering van de serie Nd Webinars over de toekomst van het projectmanagement geeft Annemieke Roobeek, hoogleraar Strategie en Transformatiemanagement een college over de meerwaarde van het organiseren van netwerken rond complexe bouw- en infraopgaven. In het webinar gaat ze ook in op de vraag van het Rijkswaterstaatprogrammateam Vervanging en Renovatie hoe horizontaal […]

lees meer
  • Nieuws
  • Try-out Nd Masterclass ‘leiderschap van tegenstellingen, de kracht van tegenpolen’

Neerlands Diep organiseert een aantal keer per jaar tweedaagse masterclasses voor alumni van de individuele programma’s. De deelnemers aan de try-out over ‘leiderschap van tegenstellingen, de kracht van tegenpolen’ waren enthousiast!

lees meer
  • Nieuws
  • Deelnemers Nd Brug 13 ontvangen certificaat: ‘Je kunt meteen toepassen wat je leert’

Zestien deelnemers aan Nd Brug ontvangen op donderdag 26 september 2019 hun certificaat. Maar ook nadat programmamanagers Luc Boekesteijn en Alijd Bunge hen hun ‘zegen’ hebben gegeven, gaat het leren en ontwikkelen gewoon door. Te beginnen tijdens de feestelijke bijeenkomst in het Utrechtse Paushuize zelf.

lees meer