Omgaan met het onverwachte zit in ons DNA

  • 02 juli 2015
  • Jenny Kamstra

Gedonder in de politiek, een kleine softwarefout in een tunnelsysteem: ondanks alle maatregelen die we nemen om projecten te beheersen, worden we regelmatig verrast. Cruciaal om beter om te gaan met ‘onverwachte ontwikkelingen’ is dat we de subtiele signalen oppikken dat er iets mis is, aldus de Amerikaanse onderzoekers Karl Weick en Kathleen Sutcliffe. Hoe alert zijn we op deze signalen? Het projectteam SAA A9 Gaasperdammerweg van Rijkswaterstaat nam op dinsdag 2 juni de proef op de som met de opmerkzaamheidsspiegel van Neerlands diep.

Tunnelmond Gaasperdammertunnel

Tunnelmond Gaasperdammertunnel

De opmerkzaamheidsspiegel is een beknoptere variant van de projectenspiegel. Ieder teamlid reageert voor de spiegelsessie op stellingen die zijn gebaseerd op de vijf principes van opmerkzaamheid van Weick en Sutcliffe. Aan de hand van de resultaten voeren de teamleden tijdens de bijeenkomst een verdiepend gesprek met elkaar. Daarbij worden ze geprikkeld door begeleiders van Neerlands diep en reflectoren van andere projecten.

Grenzen opzoeken

Omgaan met het onverwachte zit in het DNA van zijn team gebakken, zegt projectmanager Frans de Kock. ‘Het komt terug in de strategiesessies die we houden, tijdens ons teamleerprogramma bij Neerlands diep en in de individuele programma’s die teamleden volgen. A9 Gaasperdammerweg is een complex project, met onder andere een tunnel die dwars door de Amsterdamse Bijlmer loopt. Er komen veel partijen en belangen bij elkaar. Als je niet alert bent op onverwachte ontwikkelingen kun je zo’n project niet tot een goed einde brengen.‘ Toch leverde de opmerkzaamheidsspiegel aandachtspunten op. Die lagen vooral in de relatie tussen project en lijnorganisatie van Rijkswaterstaat. ‘Als project willen we onze klus zo goed mogelijk klaren’, vertelt Frans. ‘Maar het team stuit op weerstand bij de lijn wanneer we vanuit onze deskundigheid en ervaring de grenzen opzoeken van de strenge protocollen die gelden voor een tunnelproject. Het kost ons dan veel tijd en energie om aan te tonen dat zo’n afwijking – die dan misschien niet helemaal naar de letter, maar wel naar de geest van het protocol is – in ieders belang is. Dat dit speelt is niet nieuw voor mij. Maar de verhalen van mijn teamleden drukten me nog eens met de neus op de feiten. Ik ga nu met extra energie in gesprek met de lijn om misverstanden rond de interpretatie van protocollen bij voorbaat te voorkomen.’

Waarheden creëren

Technisch manager Helen Miley werd getriggerd door de vraag wat de ambitie van het team is. ‘Willen we alleen ons project draaien? Of willen we een voorbeeld zijn voor andere tunnelprojecten? Bij A9 Gaasperdammerweg is immers voor het eerst de landelijke tunnelstandaard vanaf de start van het project toegepast. We moeten wel zorgen voor voldoende draagvlak binnen Rijkswaterstaat als we zo’n voorbeeldfunctie willen vervullen. Bij deze vraag hadden we nog niet expliciet stilgestaan. Hier gaan we de komende tijd binnen het team maar eens over nadenken en praten.’ Bij reflector Michel Marijnissen, binnen ProRail verantwoordelijk voor het programma TunnelAlliantie, zorgde de afstand tussen project en lijn bij A9 Gaasperdammerweg voor een aha-erlebnis. ‘Je begrijpt elkaar niet goed. Je creëert waarheden als “ze zijn toch tegen” en “hun niveau is te laag”, zonder dat je nog checkt of dit beeld klopt. Het kan ertoe leiden dat je ontwikkelingen binnen de lijn die gevolgen hebben voor je project niet tijdig ziet aankomen. Hier moet ik zelf ook alert op zijn.’

Gevoel van veiligheid

Wat Helen betreft is de opmerkzaamheidsspiegel voor ieder complex project een aanrader. ‘Je ziet nu bij de parlementaire enquête rond de Fyra weer hoe belangrijk het oppikken van early warning signals is. Al vroeg in het proces waren er signalen dat er iets mis was bij de aanschaf van deze treinen. Zo’n opmerkzaamheidsspiegel kan helpen om de puzzelstukjes die we verkeerd leggen te herkennen en hier vervolgens actie op te ondernemen.’ Michel maakt een voorbehoud. ‘Het is wel belangrijk dat het team al een tijdje met elkaar werkt. Er moet een gevoel van veiligheid zijn, willen teamleden het achterste van hun tong laten zien. Als aan deze voorwaarde is voldaan dan raad ik de spiegel zeker aan. Je kunt er met een kleine investering in tijd veel uithalen.’

Wil je meer weten over de opmerkzaamheidspiegel? Neem dan contact op met Maarten Kraneveld via maarten@neerlandsdiep.nl of 06-24104140.

Reageer

Ook interessant

  • Nieuws
  • Zuidwestboog Meteren sluit aan bij het Nd Projectennetwerk: “Werken in projecten is altijd nieuw dus heb je elkaar nodig om van te leren”

Zuidwestboog Meteren sluit aan bij het Nd Projectennetwerk van Neerlands diep. Het project vormt onderdeel van het landelijke Programma Hoogfrequent Spoorvervoer (PHS) en ligt op het tracé Meteren-Boxtel. Projectmanager Maarten Mulder en technisch manager Rolf Besemer, vertellen over werken vanuit ambitie, het belang van vragen stellen en de technische uitdagingen van dit project.

lees meer
  • Nieuws
  • De Nd Participatie Spiegel: een nieuwe methodiek bij Neerlands diep

Het is leerzaam, maar je hebt er ook lef voor nodig om vakgenoten te vragen jou een spiegel voor te houden. Bij het dijkversterkingsproject Gorinchem-Waardenburg van Waterschap Rivierenland gingen ze nog een stap verder. Om hun participatietraject te evalueren, lieten ze zich niet alleen door collega’s een spiegel voorhouden, maar ook door bestuurders en leden […]

lees meer
  • Nieuws
  • De digitale transformatie: niet altijd zichtbaar, wel aanwezig bij projectmanagement

Projectmanagers krijgen in toenemende mate te maken met de digitale transformatie. Hoe ga je om met de veranderingen, die bovendien in toenemende mate ethische aspecten bevatten? Wanneer doe je het als projectmanager ‘goed’? Marianne Scheeper, adviseur, trainer en filosoof sprak met diverse Nd alumni over de ethische kant van programmamanagement.

lees meer