Het webinar vond plaats op initiatief van Nd Tech. Dit leerprogramma van Neerlands diep helpt projectmanagers om de ICT-component binnen hun project beter te begrijpen en sturen. Dat het programma in een behoefte voorziet, bleek wel op deze dinsdagavond. Een grote meerderheid van de deelnemers aan het webinar zat in een project met een belangrijke ICT-component of had eerder in een dergelijk project gezeten.

Bruggen bouwen

A9 Gaasperdammerweg een tunnelproject noemen is eigenlijk wat kort door de bocht. Er vinden immers ook tal van andere werkzaamheden plaats binnen dit project. Maar de aanleg van de langste landtunnel van Nederland spreekt wel zeer tot de verbeelding. Ook bij de aanleg van een tunnel moet je niet nalaten om bruggen te bouwen; het is een belangrijke conclusie die je kunt trekken uit de betogen van Van Dorst en Van Erkel. Bruggen zijn er gebouwd tussen RWS en aannemerscombinatie IXAS. Zo werken RWS’ers en mensen van IXAS eendrachtig samen op één kantoorvloer. Van Erkel: “We zien elkaar echt als collega’s. Tachtig procent van de onderlinge communicatie vindt plaats in informele contacten. Ondanks dat er van die gesprekken geen verslagen worden gemaakt, zijn ze niet vrijblijvend. Dat besef leeft zowel bij de opdrachtgever als bij de opdrachtnemer. Daardoor komen we bij de formele contacten – zoals het contractoverleg en de toetsen – nooit voor verrassingen te staan.”

Bruggen zijn er ook gebouwd tussen uitvoering en beheer. Binnen IXAS praatte de assetmanager vanaf dag één van het project mee. Een wereld van verschil met een scenario waarin beheer en onderhoud pas serieus aan zet komen als de uitvoering (bijna) is afgerond. Hierbij is het cruciaal dat uitvoering, beheer en onderhoud binnen IXAS is ondergebracht in één BV. Alle partijen binnen IXAS hebben er daarmee ook een zakelijk belang bij dat beheer en onderhoud vroegtijdig worden meegenomen. Zo voorkomen ze dat ze gedurende de looptijd van het DBFM-contract op de blaren moeten zitten.

Totale systeem

Een veelbesproken onderwerp was hoe bruggen zijn gebouwd tussen projectmedewerkers met een civieltechnische en een ICT-achtergrond. Simpel gesteld: je krijgt geen goedwerkende tunnel als de ene helft alleen denkt in beton en asfalt en de andere helft uitsluitend in bits en bytes. Het totale systeem moet voorop staan. Ook hierbij helpt het weer dat alle medewerkers aan de opdrachtnemerskant binnen één BV werken. Medewerkers met verschillende achtergronden zitten bovendien door elkaar op dezelfde kantoorvloer. Door regelmatig rouleren, komen ze met steeds weer andere collega’s in gesprek. Projectmedewerkers hebben presentaties aan elkaar gegeven, werken samen binnen multidisciplinaire teams, zijn gestimuleerd om nieuwsgierig naar elkaar te zijn en los te komen van de techniek. Deze processen ontstaan niet vanzelf, erkenden Van Erkel en Van Dorst. Je moet ze faciliteren, begeleiden en soms ook afdwingen.

Whizzkids

Hiernaast kwamen nog tal van andere onderwerpen aan de orde tijdens het webinar. Hoe ga je bijvoorbeeld om met het spanningsveld tussen de behoefte aan standaardisatie en de wens om te innoveren? Ook hier openbaart zich weer een verschil tussen civiel/GWW en IA/TTI, maakte Van Dorst duidelijk. Waar bouwwerken tientallen of (in het geval van de piramides) zelfs duizenden jaren staan, kunnen technieken in de Techwereld al na vijf jaar hopeloos verouderd zijn. Innovatie zit ICT’ers dan ook in het bloed. Wat niet betekent dat je hen ongebreideld hun gang moet laten gaan, waarschuwde de RWS’er. “Deze whizzkids willen het liefst de technieken van overmorgen in het project implementeren. Dit heeft als gevaar dat je systemen krijgt met allerlei kinderziektes of dat het project nooit ‘af’ is. Dit risico moet je als technisch manager beheersen.”

Zachte kant

Er was volop interactie tijdens het webinar. Deelnemers konden bijvoorbeeld reageren op polls over onderwerpen als “Is er een kloof in cultuur tussen civiel en IT/IA” en “Vraagt een project met een grote IT/IA-component om een andere manier van projectmanagement?”. Waar het antwoord op eerstgenoemde poll unaniem “ja” was, waren de meningen meer verdeeld over de andere. Van Dorst en Van Erkel behoorden tot de minderheid van nee-stemmers. “De taal is wel anders, maar veel werkprocessen zijn hetzelfde”, gaf de RWS’er aan. “Bij IA testen we, bij civiel spreekt men van keuren en inspecteren. Maar feitelijk komt dat op hetzelfde neer.” Kortom, voor het succesvol managen van een project moet je bruggen bouwen. “Tussen civiel en IA, maar bijvoorbeeld ook tussen IA’ers en andere ICT’ers. Want die zijn onderling vaak net zo verschillend.” “Het managementsysteem is voor heel IXAS hetzelfde”, voegde Van Erkel toe. “Of iemand zich bezighoudt met civiele of IA-onderwerpen maakt daarvoor niets uit. Bij managen draait het uiteindelijk om de zachte kant: wat hebben mensen nodig om succesvol te zijn?”

Naar elkaar toe bewegen

De chat zorgde voor de meeste interactie tijdens het webinar. André van de Velde en Twan Daverveld beantwoordden hierin uiteenlopende vragen van deelnemers. Beide medewerkers van IXAS kwamen ook aan het woord in enkele filmpjes binnen het webinar. Gespreksleider Guido Kwikkers van Neerlands diep bracht bovendien enkele vragen uit de chat onder aandacht bij Van Dorst en van Erkel. Welke strubbelingen zijn er bijvoorbeeld opgetreden tussen RWS en IXAS en hoe zijn die uiteindelijk opgelost? Van Dorst noemde de koppeling tussen de tunnelinstallaties en de verkeerscentrale als voorbeeld. Deze taak was contractueel toebedeeld aan de opdrachtnemer. Uiteindelijk heeft Rijkswaterstaat de verantwoordelijkheid teruggenomen. “Maar IXAS heeft ons toen wel geholpen om een geüniformeerd koppelvlak te maken met de verkeerscentrale. In plaats van dat ieder op zijn eiland is blijven zitten, zijn we dus naar elkaar toe bewogen. Dat is exemplarisch voor dit project.”