Neerlands diep organiseert weer fysieke bijeenkomsten: ‘Het voelde als koeien die de wei in mogen.’

  • 01 juli 2021
  • Noel Houben

Neerlands diep kreeg in mei van zijn partnerorganisaties toestemming om weer enkele fysieke bijeenkomsten te organiseren. Projectmanagers Marjoke Hoeve en Guus Holtring vertellen hoe het was om de andere deelnemers aan de in 2019 gestarte lichting van het kernprogramma weer ‘live’ te ontmoeten. Maar ze blikken ook terug op de afgelopen periode en vooruit naar de mogelijkheden van hybride werken. 

In juni kwamen deelnemers aan Nd Brug, Nd Kern en Nd Top voor het eerst sinds vorige zomer weer fysiek bij elkaar. Partnerorganisaties Rijkswaterstaat, ProRail, Rijksvastgoedbedrijf en de vier grote gemeenten hadden hier een maand eerder onder voorwaarden toestemming voor gegeven. De partnerorganisaties hadden hiervoor ruimte gemaakt binnen hun beleid. Natuurlijk moest tijdens de bijeenkomsten worden voldaan aan de richtlijnen van de overheid. Denk bijvoorbeeld aan 1,5 meter afstand houden, binnen de maximale groepsgrootte blijven en thuisblijven van deelnemers met klachten. De locaties waar de bijeenkomsten plaatsvonden, waren ingericht om te voldoen aan de richtlijnen. Op locatie kregen alle aanwezigen een door Neerlands diep geregelde coronatest. Binnen openbare ruimtes droeg iedereen een mondkapje. Waar mogelijk vonden programmaonderdelen buiten plaats en binnen kwamen de deelnemers bijeen in kleinere groepen. Deelname was op basis van vrijwilligheid.

Bijzondere energie

“Toen we elkaar medio juni weer live konden ontmoeten, was dat best even wennen”, blikt Guus Holtring van Rijkswaterstaat terug. “Het was voor het eerst sinds tijden dat ik weer met een grotere groep mensen bij elkaar kwam. Heb ik mijn sociale vaardigheden nog, vroeg ik me af, haha. Maar al snel was die bijzondere energie er weer. Samen eten, wandelen, sparren over wat we hebben gehoord tijdens het seminar, lief en leed met elkaar delen, ervaringen op het werk uitwisselen… Het voelde een beetje als koeien die voor het eerst weer de wei in mogen. Het enthousiasme was groot.”

Collega-deelnemer Marjoke Hoeve van het Hoogheemraadschap Hollands Noorderkwartier had een vergelijkbare ervaring. “De coronatest die twee verpleegkundigen ter plekke afnamen, gaf een veilig gevoel. Door de gezamenlijke geschiedenis die we als groep hebben, was het al snel weer als vanouds. We gingen aan de slag met onderdelen van het programma die lastig digitaal kunnen. Bijvoorbeeld een pitch met drie acteurs die ons coachten op lichaamstaal. Het prachtige weer was de kers op de taart. We konden daardoor het hele programma buiten doen. Ik kijk nu al uit naar de bijeenkomsten die we nog in het verschiet hebben.”

Minder focus

Het contrast met maart 2020 was groot. Meteen na een tumultueus seminar, waarin even werd gevreesd voor een coronabesmetting onder de aanwezigen, ging Nederland in lockdown. Fysiek bijeenkomen was niet meer mogelijk. Net als veel andere maatschappelijke activiteiten gingen ook de leerprogramma’s van Neerlands diep daarom online verder. “Zeker in het begin was het één groot experiment”, vertelt Marjoke. “We zijn een paar keer gewisseld van videovergadertool en ook aan de opzet van de seminars is het nodige gesleuteld. De sessies zijn bijvoorbeeld korter geworden en we zijn meer gaan werken in deelgroepjes. Uiteindelijk werd het een mooie mix van plenaire bijeenkomsten, break-outrooms en opdrachten tussendoor. Onze programmamanagers Marjan en Luc hebben ook digitaal gezorgd voor een sterk kernprogramma. Al was het wel een heel ander programma dan iedereen zich had voorgesteld.”

Marjoke miste tijdens de digitale sessies vooral de persoonlijke interactie met collega-deelnemers en docenten die ze bij een programma op locatie wel heeft. “De informele momentjes, even napraten met iemand die naast je zit: daar haal ik veel informatie uit. Hoe rook het, wat aten we, hoe was het weer: door dit soort zaken beklijft zo’n bijeenkomst veel beter bij me. Dat heb je niet als je thuis achter je laptop zit.” Het zijn observaties die Guus herkent. “Je mist die plezierige bubbel waarin je normaal gesproken zit tijdens het Kernprogramma. Op een mooie locatie, met een volledig geblokte agenda en niets en niemand die je stoort. Als je het kernprogramma thuis vanuit je werklaptop volgt, is de neiging groot om toch ook even je werkmail te lezen. De focus wordt daardoor minder. Het helpt voor die focus verder niet dat de rest van het gezin ook thuis aan de slag is. En het blijkt best lastig om lange tijd geconcentreerd achter het scherm te zitten.”

Test

Leiderschap op afstand

Online werken biedt ook nieuwe mogelijkheden, ervoeren Marjoke en Guus de afgelopen periode. “Het programma werd vanaf een gegeven moment wat meer in mootjes gehakt”, geeft Guus een voorbeeld. “Enkele weken voor de seminars kon je een online webinar van een uur of twee volgen. Daarin kreeg je een aftrap over een thema als procesmanagement of inspirerend leiderschap op afstand. Daar gingen we dan dieper op in tijdens de seminars. Tijdens de seminars zelf volgden op bepaalde momenten sommige deelnemers een online college, hadden anderen een sessie met hun intervisiegroepje en was een deel van de deelnemers vrij. Het geheel werd daardoor afwisselender en meer behapbaar. Mooi was ook dat je de online seminars makkelijk kunt opnemen. Zo konden deelnemers die er door omstandigheden niet bij waren, het later nog terugkijken.”

Marjoke wijst daarnaast op vooraf opgenomen colleges, die je kon bekijken op een moment waarop het jou uitkomt. Ook de bijeenkomsten met haar intervisiegroepje gingen prima online, vindt ze. “Die zijn steeds met dezelfde vijf mensen, waarmee je een goede werkrelatie hebt opgebouwd. Daardoor kun je elkaar ook digitaal mooi een spiegel voorhouden. Het werkt verder best efficiënt dat je met een druk op de knop mensen in een deelsessie kunt zetten en met dezelfde handeling weer plenair bij elkaar hebt. Dat kost in een fysieke bijeenkomst toch meer tijd en moeite.”

Hybride programma

Neerlands diep wil in de toekomst hybride programma’s aanbieden, met fysieke en digitale onderdelen. Guus en Marjoke zien daarvoor zeker mogelijkheden. Guus: “Maar die liggen wat mij betreft binnen het kernprogramma vooral aan de uiteinden van de seminars. Een webinar vooraf zoals we de afgelopen periode hadden, kan bijvoorbeeld de eerste ochtend van een driedaags seminar vervangen. Dan hoeven deelnemers niet tijdens de spits naar de locatie te reizen. En enkele oefeningen en thema’s kun je ook prima online doen. Maar de fysieke bijeenkomsten zouden de hoofdmoot moeten blijven van het kernprogramma. Het ontmoeten van collega’s van verschillende moederorganisaties, samen leren en ervaren: dat is voor mij de kracht van dit programma.”

“Wanneer je regelmatig enkele dagen fysiek én mentaal afstand kunt doen van je dagelijkse praktijk, zorgt dat voor zoveel verdieping”, vult Marjoke aan. “Dat moet Neerlands diep absoluut behouden. Net zoals de bijzondere persoonlijke interacties die je tijdens fysieke bijeenkomsten hebt. Je kunt ook niet alle programmaonderdelen goed digitaal doen. Vandaar dat we nog enkele extra seminars hebben ingepland de komende periode om die onderdelen in te halen. Tegelijkertijd zal het dagelijks werk ook meer een mix worden van digitaal en fysiek, omdat mensen meer thuis gaan werken. Dat vereist andere vaardigheden van jou als projectmanager. Ik kan me goed voorstellen dat je programmaonderdelen die draaien om het aanleren van dergelijke soft skills digitaal gaat aanbieden.”

Omslagafbeelding: test bij de certificaatuitreiking Nd Brug 16
Afbeelding 1: werken op afstand tijdens certificaatuitreiking Nd Brug 16
Afbeelding 2: test bij Nd Kern

Neerlands diep beweegt bij de organisatie van fysieke bijeenkomsten mee met het kabinetsbeleid. Inmiddels zijn er door de gunstige coronacijfers nieuwe versoepelingen gepland. Zo is het voornemen dat mensen die volledig zijn gevaccineerd na de zomer geen coronatest meer hoeven te doen voor de bijeenkomsten.

Reageer

Ook interessant

  • Nieuws
  • De Nd Sociëteit: ‘Een serie van online inspiratie- en netwerkbijeenkomsten’

In mei 2020 opende de online Nd Sociëteit voor het eerst haar deuren, als alternatief voor de fysieke netwerkbijeenkomsten. Projectmanagers kunnen elkaar op deze manier in de bijzondere coronatijd blijven ontmoeten. We blikken terug én ontvangen waardevolle tips van één van de sprekers tijdens de Nd Sociëteit Arjan Kindermans.

lees meer
  • Nieuws
  • Nd Alliantieleren: hoe maak je een alliantie succesvol?

Gedurende anderhalf jaar heeft Neerlands diep, onder de naam Nd Alliantieleren, vier alliantieteams begeleid. Nd Alliantieleren is een variant op Nd Teamleren, maar dan specifiek voor alliantieteams. Aan de vooravond van de start van dit programma hebben we in co-creatie met een aantal deelnemers twee doelen geformuleerd: van elkaar leren om inzicht te krijgen hoe […]

lees meer
  • Nieuws
  • Certificaatuitreiking Nd Brug 15: Geslaagde zoektocht naar rust en balans

De 17 deelnemers aan Nd Brug 15 ontvangen op donderdag 22 april hun certificaat. Ongepland zijn ze pioniers, omdat een groot deel van hun leerprogramma online plaatsvond. De certificaatuitreiking laat zien dat ook een online bijeenkomst warm, persoonlijk, leuk en inspirerend kan zijn.

lees meer