Al jaren werkt Neerlands diep met de zogenaamde Nd Projecten Spiegel, een methodiek die speciaal voor teams is ontwikkeld om zich in korte tijd op 10 aspecten van het projectmanagement te laten spiegelen door collega’s uit het netwerk. Onder de noemer omgevingsmanagement en communicatie had participatie daarin zijdelings een plek, maar nu is er dus een heel spiegeltraject op dit onderdeel ontworpen. ‘We merken dat participatie een steeds belangrijker onderdeel binnen projectmanagent wordt,’ zegt Janine van Oosten van Neerlands diep die de Nd Participatie Spiegel mede ontwikkelde. ‘De nieuwe Omgevingswet is zeker een aanjager, maar de burgers zijn de afgelopen tien jaar ook veel mondiger geworden.’ En dat is goed, vindt Janine. ‘We zijn nu eenmaal een klein landje met heel veel ambities. En om al die ambities waar te kunnen maken zullen overheden het echt samen moeten gaan doen met omgevingspartijen.’

Concrete vraag

Zoals de meeste producten van Neerlands diep is ook deze Nd Participatie Spiegel ontstaan uit een concrete vraag. ‘Klopt, zegt Janine ‘Naar aanleiding van de Omgevingswet wilde Petra van Konijnenburg met haar project Oostvaardersoevers, een van de pilotprojecten omgevingswet binnen Rijkswaterstaat, concreet aan de slag met participatie en de vraag: Wat betekent die wet straks voor ons en ons omgevingsmanagement? ‘Zij was bekend met onze spiegelmethode en wilde daar graag iets mee.’ Samen met haar en nog een aantal collega’s van Neerlands diep ontwikkelden ze de eerste Nd Participatie Spiegel.

Het echte gesprek

Maar nu naar het waterschap. Daar kreeg Henriëtte Nonnekens als omgevingsmanager van het dijkversterkingsproject het verzoek om hun participatietraject te laten evalueren. Van bestuurders, maar ook van de leden van hun eigen klankbordgroep. Onder de noemer ‘de dijk is van ons allemaal’ is het projectteam in 2014 een heel intensief participatietraject gestart waarin ze voor ogen hadden om alle belangen zo goed en eerlijk mogelijk met elkaar af te wegen en om het verloren vertrouwen van de omgeving bij eerdere dijkversterkingsprojecten terug te winnen. Henriëtte: ‘Ons belangrijkste middel was de dialoog. Het echte gesprek aangaan. En dat wilde ik voor de evaluatie ook. Geen bureau of onderzoeker die een advies geeft, maar samen bespreken hoe het gegaan is en wat er beter kan.’

Spannend

Haar collega Lotje Egmond hoorde het idee van Henriëtte met enige reserves aan. ‘Als je ergens jarenlang je hele ziel en zaligheid in hebt gelegd is het best spannend als anderen na een paar uur meekijken daar iets van gaan vinden.’ Maar, nu het achter de rug is, kan ze niet anders dan Henriëtte gelijk geven. ‘Het was echt waardevol om het zo te doen. Je bent niet alleen aan het navelstaren, maar brengt verschillende beelden bij elkaar. En belangrijker nog, je praat er over.’

Snelkookpan

Als in een soort snelkookpan zijn er in twee weken tijd drie interviewrondes en drie zelfspiegels gedaan. Aan de hand van het zogenaamde participatie wiel, hebben het projectteam, de klankbordgroep en de vakgenoten het participatietraject op acht segmenten beoordeeld. De verschillende beelden die dit opleverden werden voer voor discussie in de slotdialoog waarin alle deelnemers hun aanbevelingen en lessen deelden.

Herkenbaar

Hoe vonden de deelnemers het om onderdeel van deze snelkookpan te zijn? We belden er een paar op voor een reactie. ‘Het waren mooie sessies, met heel veel energie en herkenbaarheid,’ zegt Maarten Merks, Omgevingsmanager bij RWS voor het project A27 Houten-Hooipolder. ‘Dat de klankbordgroep meedeed, vond ik echt een succes. Zij zaten er heel eerlijk en constructief in, niet strategisch, maar ze vertelden gewoon wat ze dachten en hoe ze het ervaren hebben.’ Wat is daarvan de belangrijkste meerwaarde? ‘Dat je als projectmensen, dus ook als vakgenoten, toch een soort blinde vlek ontwikkelt. Wat voor ons logisch is, is voor de omgeving helemaal niet zo evident. Wat wij als succes zien, vinden zij soms veel minder belangrijk. Als je daarover blijft praten dan kun je soms met simpele dingen grote verschillen maken.’

Thuiswedstrijd

Voor deelnemer Cécile Bouwman was het bijna een thuiswedstrijd. Zij werkt een paar kilometer verderop aan een andere dijkversterking langs de Waal, ook als omgevingsmanager voor hetzelfde waterschap. Toen Henriëtte en Lotje haar vroegen of ze mee wilde doen aan de evaluatie, heeft ze vooral ja gezegd uit collegialiteit. Ze was niet bekend met de methodiek en had ook nog nooit iets bij Neerlands diep gedaan. ‘Ik dacht eigenlijk dat ik vooral iets kwam brengen, maar het heeft me veel meer opgeleverd dan het me heeft gekost. Dat had ik nooit verwacht.’ Wat het voor haar met name waardevol maakte, was dat alles wat ze hoorde ook toepasbaar was op haar eigen project. ‘We zitten in bijna dezelfde fase, hebben onze participatie iets anders ingestoken, maar lopen tegen dezelfde dingen aan.’ Ook heel waardevol vond ze het om eens te horen hoe ze bij ProRail of RWS te werk gaan. ‘Zij kwamen met hele zuivere vragen omdat ze toch meer afstand hebben.’

Oprecht

Maar wat vonden de klankbordleden er eigenlijk zelf van? Elise Blom is een van hen. Op de vraag of ze zich gehoord voelde is haar antwoord ‘een voorzichtig ja’. ‘In het spiegelproces zelf heb ik me heel erg gehoord gevoeld. De vragen waren oprecht en er werd echt geluisterd, dat heb ik nog nooit eerder meegemaakt. Heel bijzonder.’ Ze denkt zelfs dat dit soort spiegels eerder en vaker gedaan moeten worden tijdens een participatietraject. ‘Als we eerder op zo’n manier met elkaar in gesprek waren gegaan, had dat denk ik echt geholpen in het proces en het begrip voor elkaar.’  Of het een succes voor haar wordt hangt af of de andere overheden er ook werkelijk iets mee gaan doen in de laatste fase. ‘Het gevoel wat mensen aan die laatste fase overhouden is uiteindelijk bepalend voor het succes.’

Wat neem je mee?

Tot slot de vraag: Wat heb je eraan in je eigen werk? Wat neem je mee naar de toekomst?

Lotje: ‘Een heel concrete eerste stap is dat ik met de klankbordgroep een gesprek over de laatste fase heb ingepland waarin we samen de spelregels voor de uitvoering gaan bespreken.’

‘Checken, checken en nog eens checken,’ dat is de grootste les van Cecile. ‘of je nog op dezelfde lijn zit, nog dezelfde verwachtingen hebt, elkaar nog begrijpt.’  Maarten wil de lessen zo veel mogelijk delen met zijn eigen organisatie.  Met mijn omgevingscollega’s bij RWS, maar vooral ook met mijn eigen team. Welke lessen en aanbevelingen kunnen we in ons eigen project meenemen?’ Elise neemt een persoonlijke verandering mee. ‘Ik zal vanaf nu anders het gesprek met overheden aangaan. Mezelf beter informeren over het proces, en als ik weerstand voel, doorvragen, om zo echt in gesprek te komen.’ En wat is bij Henriëtte, de initiatiefnemer van deze spiegel, het meest blijven hangen?  ‘De opmerking van de spiegelgroep over het niet of onvoldoende terugkoppelen van of betrekken bij het proces. Het lijkt een open deur, maar daarin zit vooral de wijsheid van Mahatma Gandhi: Everything you do for me, without me, you do against me. Met goede intenties alleen kom je er niet.’

Meer informatie over de Nd Participatie Spiegel

Het hele verslag van deze Nd Participatie Spiegel vind je hier: Eindrapportage Nd Participatie Spiegel GoWa. Heb jij ook interesse in een Nd Participatie Spiegel, neem dan contact op met programmamanager Janine van Oosten via janine@neerlandsdiep.nl.