De Neerlands diep Spiegel bestaat uit vier dagdelen waarin een projectteam onder meer wordt geïnterviewd door collega’s uit het netwerk. Die collega’s geven terug wat zij zien en vervolgens bespreken het projectteam en de collega’s de bevindingen met elkaar tijdens het vierde dagdeel. Deze dialoog leidt vaak tot verrassende inzichten en verbeterpunten die vast worden gelegd in een eindrapportage. In de eerste maanden van 2015 werd het project Rode Loper van gemeente Amsterdam gespiegeld. We vroegen contractmanager Ton de Rijcke van project Rode Loper naar de aanleiding voor de Spiegel en de inzichten die het projectteam kreeg.

Wat was voor Rode Loper de aanleiding voor de Spiegel?

‘Voor ons project is dit een overgangsjaar. De afgelopen jaren stonden in het teken van plannen maken en dit jaar gaan we veel contracteren en de uitvoering in. Die nieuwe fase, samen met een onderbuikgevoel dat een paar van ons hadden, maakte dat we gespiegeld wilden worden. Onze belangrijkste vraag was: zijn wij als team klaar voor die nieuwe fase? We wilden graag van buiten naar binnen laten kijken. We kozen voor een Spiegel door het brede Neerlands diep netwerk. We wilden de deur open zetten en horen hoe we als team worden gezien.’

Wat heeft de Spiegel jullie als team opgeleverd?

‘Een reflectie als deze dient altijd meerdere doelen. Allereerst zorgde de Spiegel voor een groepsbindingsproces. Onze projectdirecteur was net nieuw en voor hem was dit een uitgelezen manier om erachter te komen hoe dit project en het team nou precies in elkaar steekt. Daarnaast kregen we volop advies over de procesmatige kant van het project. Wij zijn altijd sterk gefocust op de inhoud. Het Spiegelteam gaf aan dat we met name in het procesmatige deel kunnen verbeteren. Dat we daar ook echt de tijd voor moeten nemen. Anders snijden we onszelf in de vingers. Daar bleek voor een deel dat onderbuikgevoel dat ik eerder noemde te zitten. We leggen nu dan ook veel meer vast zodat aantoonbaar is welke stappen we doorlopen. Overigens zonder hele systemen op te tuigen. We hebben alle adviezen doorgenomen en letterlijk een lijst gemaakt met alle herkenbare zaken en een procesteam in het leven geroepen die een vinger aan de pols houdt. We hebben nu ook een apart overleg waarin we het proces bespreken. Hierin is onder meer aandacht voor de organisatie, bemensing en planning.’

Wat kwam minder uit de verf?

‘Helaas hebben we vrij weinig reflectie gehad op de voor mij belangrijke vraag of wij als organisatie klaar zijn voor de nieuwe fase van contractering. Misschien kwam dat door de uiteindelijke samenstelling van het Spiegelteam. Daar zaten weinig contractmanagers in. De begeleiding heeft zijn best gedaan om reacties hierop te krijgen van het Spiegelteam, maar daar is minder uitgekomen dan ik gehoopt had. Daar wil ik op een andere manier nog antwoord op vinden.’

Welk moment van de Spiegel is je bijgebleven?

‘In een Spiegel krijg je terug wat je uitstraalt. En de kunst is dan naar jezelf te kijken en vragen te stellen ter verduidelijking en verdieping. Bijvoorbeeld: ‘Jij geeft dit terug. Waar heb je dat uit afgeleid?’ Dat is soms moeilijk, want confronterend. Dit gaf aan het begin van de laatste bijeenkomst even wat spanning, die werd benoemd door het Spiegelteam. Het benoemen van de spanning maakte dat het gesprek makkelijker werd en de adviezen alleen maar concreter werden. De Spiegel hielp ook op dit punt het team om zich te ontwikkelen.’

Wanneer zou jij collega’s een Spiegeltraject aanraden?

‘Sowieso moet je team al even staan. Wij zijn nu twee jaar bezig. Dat, gecombineerd met een onderbuikgevoel of gevoel van onbehagen, het idee dat je iets moet doen, maar niet precies weet wat, maakt dat een Spiegel heel waardevol kan zijn. Een Spiegel helpt je om je vinger erachter te krijgen.’

Interesse in de uitkomsten van de Spiegel bij projectteam Rode Loper? Download dan hier de Eindrapportage spiegel De Rode Loper